Le migliori alternative a Trello per organizzare i progetti
Notion, Asana, ClickUp, Planner e le soluzioni open source a confronto: quale alternativa a Trello scegliere in base al tipo di lavoro e al piano gratuito.
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Le alternative rispondono a esigenze diverse. C’è chi vuole solo un’altra bacheca kanban, chi preferisce tenere note e attività nello stesso posto, chi ha bisogno di diagrammi di Gantt e carichi di lavoro e chi vuole che i dati restino su un server proprio. Partiamo da un ripasso veloce su come funziona Trello, poi le alternative una per una e infine qualche indicazione per scegliere in base al tuo caso.
Cos’è Trello e come funziona #
Trello è una bacheca online basata sul metodo kanban. Ogni progetto è una bacheca, divisa in liste verticali (per esempio Da fare, In corso, Fatto), e ogni attività è una scheda che trascini da una lista all’altra man mano che va avanti. Dentro la scheda metti descrizione, checklist, scadenze, etichette colorate, allegati e commenti, e con la @ menzioni un collega per mandargli una notifica.
Per partire più in fretta ci sono i modelli già pronti: onboarding dei nuovi assunti, assistenza clienti, roadmap di prodotto, calendario editoriale per YouTube e molti altri. Negli ultimi aggiornamenti sono arrivati anche Inbox, dove butti dentro al volo le cose da fare prima di smistarle, e Planner, che mette le schede accanto agli impegni del calendario.
Cosa perdi lasciando Trello #
Trello ha tre punti forti che non tutte le alternative hanno.
Il primo è che si impara in un minuto: chiunque capisce come funziona appena apre una bacheca, e puoi invitare un cliente o un collega senza spiegargli niente. Il secondo sono i Power-Up, illimitati anche nel piano gratuito, che aggiungono calendari, campi personalizzati e collegamenti con Google Drive, Slack, Teams e altri servizi. Il terzo è Butler, il sistema di automazioni: scrivi la regola a parole («quando una scheda arriva in Fatto, archiviala e avvisa il responsabile») senza toccare codice, e il piano gratuito ti dà 250 esecuzioni al mese.
Se usi molto Butler, prima di cambiare controlla come l’alternativa gestisce le automazioni: spesso sono la prima cosa che manca, o che si trova solo nei piani a pagamento.
Le alternative a confronto #
| Strumento | Punto di forza | Piano gratuito | Adatto a |
|---|---|---|---|
| Notion | Note, documenti e attività insieme | Sì, ampio per uso personale | Chi vuole un unico spazio per tutto |
| Asana | Gestione progetti strutturata | Sì, ma per 2 persone al massimo | Team con processi definiti |
| ClickUp | Quantità di funzioni e viste | Sì, con attività illimitate | Chi vuole personalizzare tutto |
| monday.com | Flussi di lavoro leggibili a colpo d’occhio | Limitato a pochi utenti | Team commerciali e operativi |
| Airtable | Database con vista kanban | Sì, 1.000 record per base | Chi lavora con molti dati strutturati |
| Microsoft Planner | Integrazione con Teams e Microsoft 365 | Incluso negli abbonamenti Microsoft 365 | Aziende già su Microsoft |
| Wekan e Planka | Installazione sul proprio server | Sì, open source | Chi vuole tenere i dati in casa |
| Vikunja | Leggero, pensato per le liste | Sì, open source | Progetti personali e piccoli gruppi |
Notion #
È la scelta di chi scopre che le schede di Trello non bastano più, perché servono anche appunti, documenti e archivi di informazioni. In Notion crei una base dati e la guardi come bacheca kanban, tabella, calendario o elenco: i dati sono sempre gli stessi, cambia solo la vista.
Il piano gratuito per uso personale è ampio, con pagine e blocchi illimitati. In cambio ti chiede tempo: Notion non ti dà una bacheca pronta, ti dà i pezzi per costruirla. A chi ama personalizzare piace moltissimo, a chi vuole solo tre colonne sembra troppo.
Asana #
È più rigido di Trello e ragiona per progetti, attività, responsabili e scadenze. Le viste elenco, bacheca e calendario ci sono anche nel piano gratuito, e la bacheca funziona con lo stesso trascinamento a cui sei abituato.
Il limite da conoscere subito è che il piano Personal gratuito vale per due persone al massimo. Da soli o in coppia va benissimo, ma per un gruppo di lavoro devi passare al piano Starter, che costa 10,99 dollari a utente al mese con fatturazione annuale: più di Trello Standard. Vecchie guide parlano di 15 utenti gratis, ma quel piano non esiste più.
ClickUp #
ClickUp prova a fare tutto: attività, documenti, obiettivi, conteggio delle ore, diagrammi e lavagne. Nel piano gratuito le attività sono illimitate e ci sono funzioni che altrove si pagano.
Il rovescio della medaglia è un’interfaccia molto fitta, che al primo avvio disorienta. È adatto a chi ha voglia di configurarlo con calma, molto meno a chi deve mettere in piedi una bacheca condivisa entro stasera.
monday.com #
Punta sulla leggibilità: colonne colorate, stati che si vedono da lontano, automazioni facili da impostare. Piace molto ai reparti commerciali e a chi segue processi che si ripetono sempre uguali.
Il piano gratuito c’è, ma serve più che altro a provarlo: con pochi utenti e pochi elementi, nell’uso reale si passa presto a quello a pagamento.
Airtable #
Airtable sta a metà fra un foglio di calcolo e un database, e oltre alla griglia ha la vista kanban e quella a calendario. È comodo se le tue schede sono in realtà record con tanti campi, come un catalogo prodotti, un elenco di clienti o un archivio di contenuti. Il piano gratuito arriva a 1.000 record per base, 5 persone con permesso di modifica e 100 esecuzioni di automazioni al mese; il piano Team parte da 20 dollari a utente al mese.
Microsoft Planner #
Se in azienda avete già Microsoft 365 è la soluzione che non costa nulla in più: è incluso negli abbonamenti, sta dentro Teams e si collega a Outlook e To Do. Ha meno funzioni degli altri, ma avere le attività dove lavori già tutto il giorno è un bel vantaggio.
Le soluzioni open source: Wekan, Planka, Vikunja #
Sono per chi non vuole che i progetti stiano sui server di un’azienda esterna. Wekan e Planka assomigliano molto a Trello, con bacheche, liste e schede. Vikunja è più orientato alle liste di attività ed è leggero da installare.
Ti serve un server, anche piccolo, e la voglia di occuparti di aggiornamenti e backup. In cambio non paghi per utente e non hai limiti imposti da un piano.
Come scegliere in base al tuo caso #
- Uso personale, liste e progetti tuoi: Notion o Vikunja, entrambi con piani gratuiti senza limiti fastidiosi.
- Piccolo gruppo che lavora insieme ogni giorno: Trello Standard a 5 dollari a utente resta competitivo; ClickUp è l’alternativa gratuita più completa.
- Progetti con scadenze, dipendenze e responsabili: Asana, oppure ClickUp se non vuoi pagare subito.
- Dati strutturati con tanti campi: Airtable.
- Siete già su Microsoft 365: Planner, così non aggiungete un altro strumento né un altro costo.
- I dati devono restare in casa: Wekan o Planka su un vostro server.
- Sviluppo software con segnalazioni e versioni: meglio uno strumento nato per quel lavoro, come Jira o le bacheche integrate in GitHub e GitLab, invece di un kanban generico.
Prima di migrare #
Esporta i dati. Ogni bacheca di Trello si esporta in JSON dal menu della bacheca, e diversi servizi hanno un’importazione diretta che ricostruisce liste e schede.
Controlla cosa resta indietro. Allegati, commenti e cronologia spesso non vengono importati anche quando il resto va a buon fine. Se ti servono, scarica gli allegati prima di chiudere l’account.
Prova con un solo progetto. Se sposti tutto in un colpo, i problemi li scopri quando è tardi. Un mese con un progetto vero sul nuovo strumento ti dice molto più di qualsiasi tabella.
Domande frequenti #
Trello è gratuito? #
Sì, il piano Free non scade. Comprende dieci bacheche per spazio di lavoro, schede illimitate, Power-Up illimitati e dieci collaboratori. I piani a pagamento (Standard, Premium ed Enterprise) tolgono il limite di bacheche, alzano il peso massimo degli allegati e aggiungono viste come calendario, cronologia e tabella.
Il piano gratuito basta per un piccolo gruppo? #
Spesso sì. I primi limiti che si incontrano sono i 10 MB per allegato, scomodi se carichi documenti pesanti, e le 250 esecuzioni mensili delle automazioni.
Trello funziona senza connessione? #
In parte. Le app per telefono permettono di consultare e modificare le bacheche anche offline, e le modifiche vengono sincronizzate appena torna la rete. Dal browser invece serve la connessione.
Esiste un’alternativa gratuita equivalente a Trello? #
Per la sola bacheca kanban, ClickUp gratuito è quello che ci va più vicino, e Planka gli somiglia ancora di più se hai un server dove installarlo. Nessuno però mette insieme la stessa semplicità e la stessa quantità di Power-Up.
Posso trasferire le bacheche di Trello su un altro strumento? #
Sì. Notion, ClickUp e Asana hanno un’importazione dedicata e quasi tutti accettano un file CSV. Liste e schede si trasferiscono bene, commenti, cronologia e allegati vanno controllati caso per caso.
Le automazioni di Butler hanno un equivalente altrove? #
ClickUp, monday.com e Airtable hanno automazioni già nei piani gratuiti, con limiti; Asana le offre nei piani a pagamento; Notion le gestisce in modo più semplice tramite le proprietà delle basi dati. Per il resto ci sono servizi di collegamento fra app come Zapier, che però sono un altro strumento da configurare.
Ha senso passare a Notion se uso Trello solo per le cose da fare? #
Probabilmente no. Notion dà il meglio quando devi tenere insieme documenti, appunti e attività. Se ti serve una lista con tre colonne, ti complica la vita senza darti niente in più: resta su Trello, o prova qualcosa di leggero come Vikunja.
