Alternative a Microsoft Office gratuite e a pagamento

Prima di installare qualcosa, ricorda che Microsoft offre gratis le versioni web di Word, Excel e PowerPoint: si usano dal browser con un account Microsoft gratuito, hanno meno funzioni delle app installate ma aprono e salvano i file senza nessun problema di compatibilità. Se apri un documento ogni tanto, probabilmente ti basta questo.

Il confronto #

LibreOffice #

È la suite libera più completa: videoscrittura, foglio di calcolo, presentazioni, disegno vettoriale, database e un editor di formule. Si scarica dal sito ufficiale del progetto, che pubblica sempre due versioni: quella più recente e quella precedente, più collaudata, per chi preferisce la stabilità alle novità.

Il formato nativo è ODF, uno standard aperto, ma apre e salva senza problemi anche i formati Microsoft. Con i documenti normali la compatibilità è buona. Le differenze saltano fuori su quelli più elaborati: numerazioni automatiche complicate, caselle di testo ancorate, alcune funzioni avanzate dei fogli di calcolo e le macro scritte in VBA.

La consiglio a chi produce documenti propri e vuole uno strumento completo senza pagare abbonamenti.

OnlyOffice #

OnlyOffice usa i formati Microsoft come formati propri. Per questo, quando apri e risalvi un .docx o un .xlsx, l’impaginazione resta intatta più spesso che con le altre suite. Anche l’interfaccia a schede ricorda quella di Office, quindi ci si abitua in fretta.

Per uso personale è gratuito. Le funzioni per lavorare in gruppo su un server tuo fanno parte dei piani per le organizzazioni.

Se il tuo problema principale è scambiare documenti con chi usa Office, parti da qui.

Google Documenti, Fogli e Presentazioni #

Funzionano nel browser e danno il meglio quando si scrive in più persone: due o tre utenti sullo stesso documento, commenti, cronologia delle versioni e nessun allegato da rimbalzare per email.

Il limite è la formattazione. Quando un documento articolato passa da Word a Google e poi torna indietro, qualcosa si perde: interruzioni di sezione, stili annidati, oggetti ancorati. Se il documento nasce e resta dentro Google non te ne accorgi nemmeno, ma un contratto impaginato con cura che deve tornare in Word ne esce spesso rovinato.

WPS Office, FreeOffice e iWork #

WPS Office è compatibile con i formati Microsoft e ha un’interfaccia che ricorda molto Office, oltre a un comodo convertitore da PDF a Word. La versione gratuita mostra pubblicità e ha qualche limite. Prima di usarla per documenti di lavoro leggi bene le condizioni sul trattamento dei dati: l’azienda è cinese e il servizio cloud è attivo di default.

FreeOffice di SoftMaker è gratuito, leggero e legge molto bene i file DOCX, XLSX e PPTX. Ha una particolarità che piace a chi viene da vecchie versioni di Office: puoi scegliere fra l’interfaccia a barra multifunzione e i classici menu a tendina.

iWork (Pages, Numbers e Keynote) è gratuito su Mac, iPhone e iPad e produce documenti molto curati graficamente, soprattutto le presentazioni. Esporta nei formati Microsoft con risultati discreti, ma se lo scambio è frequente la doppia conversione si fa sentire.

Quando restare su Microsoft 365 #

In alcuni casi l’abbonamento resta la scelta più sensata:

• ti scambi ogni giorno documenti complessi con clienti o colleghi che usano Office;
• hai macro e automazioni in VBA già scritte, che le alternative non eseguono o eseguono solo in parte;
• usi le funzioni avanzate di Excel, come tabelle pivot elaborate, Power Query e modelli di dati, dove nessuna alternativa arriva allo stesso livello;
• lavori in un’azienda già costruita su Microsoft, con posta, archiviazione e accessi collegati.

Per i privati il piano Personal costa 99 euro l’anno e il Family 129 euro l’anno per un massimo di sei persone, ognuna con 1 TB di spazio su OneDrive: in sei, il costo a testa diventa basso. Entrambi i piani includono ora anche Copilot, con un numero limitato di utilizzi al mese.

Se non vuoi un abbonamento esiste ancora la licenza a vita: Office Home 2024 costa circa 149 euro una volta sola e include Word, Excel, PowerPoint e OneNote per un PC o un Mac, senza OneDrive da 1 TB e senza gli aggiornamenti con le nuove funzioni.

Come ridurre i problemi di compatibilità #

• Concorda il formato all’inizio. Se il documento passa fra più persone, decidere subito quale formato usare evita metà dei problemi.
• Manda il PDF quando il documento è definitivo. L’impaginazione resta identica su qualsiasi computer e nessuno lo modifica per sbaglio.
• Usa gli stili invece della formattazione a mano. Un documento costruito con titoli e stili sopravvive alle conversioni molto meglio di uno formattato paragrafo per paragrafo.
• Installa gli stessi caratteri dell’altra persona. Molte differenze di impaginazione nascono da un font mancante, sostituito con uno di larghezza diversa.
• Evita le macro nei file che devono girare. Sono la parte che si trasferisce peggio in assoluto.

Domande frequenti #

LibreOffice apre i file di Word senza problemi? #

I documenti normali sì. Su quelli complessi possono comparire differenze di impaginazione, soprattutto con numerazioni, elementi ancorati e tabelle elaborate. Se il file deve tornare a chi usa Word, prima di spedirlo riaprilo e ricontrollalo.

Esiste una versione gratuita di Office? #

Sì, le versioni web di Word, Excel e PowerPoint sono gratuite con un account Microsoft. Hanno meno funzioni delle app installate e servono una connessione, ma aprono e salvano i file Office senza nessuna perdita di formattazione.

Le macro VBA funzionano nelle alternative? #

Non in modo affidabile. LibreOffice ha un suo linguaggio di macro e supporta VBA solo in parte: i casi semplici funzionano, quelli complessi no. Se il tuo lavoro si regge su macro articolate, cambiare suite significa riscriverle.

Qual è l’alternativa migliore a Excel? #

Per i fogli di calcolo di tutti i giorni vanno bene tutte. Con funzioni avanzate, grandi quantità di dati e tabelle pivot complesse Excel resta nettamente avanti, ed è proprio qui che la distanza fra Office e le alternative si sente di più.

Posso usare più suite insieme? #

Sì, e molti lo fanno: LibreOffice per i propri documenti, le versioni web di Microsoft quando serve la compatibilità perfetta, Google Documenti quando si scrive in due sullo stesso testo. Convivono senza problemi, basta sapere ogni volta in che formato stai salvando.