Notion o Trello: quale scegliere per organizzare il lavoro
Notion eccelle nella documentazione strutturata, Trello nei flussi kanban immediati: confronto su prezzi, funzioni e casi d'uso per non sbagliare.
In questa pagina
«Quale è meglio» non ha una risposta unica, ma ne ha di precise a seconda di cosa devi organizzare. Vediamo dove ognuno vince, quanto costano e come si comportano quando il gruppo cresce.
In una tabella #
| Trello | Notion | |
|---|---|---|
| Idea di fondo | Bacheca kanban | Spazio di lavoro modulare |
| Tempo per iniziare | Minuti | Ore, se vuoi costruirlo bene |
| Documentazione e note | Solo nelle descrizioni delle schede | Punto di forza: pagine, wiki, archivi |
| Viste sugli stessi dati | Calendario, tabella e altre viste dai piani a pagamento | Bacheca, tabella, calendario, galleria, cronologia |
| Automazioni | Butler, 250 esecuzioni al mese nel piano gratuito | Automazioni delle basi dati, più limitate |
| Intelligenza artificiale | Atlassian Intelligence nei piani superiori | Notion AI completa solo dal piano Business |
| Integrazioni | Centinaia di Power-Up (Google Drive, Slack, Zapier, Make) | Connessioni e API, meno numerose |
| Collaborazione in tempo reale | Sulle schede | Sulle pagine, stile documento condiviso |
| Applicazione per telefono | Rapida ed essenziale | Completa ma più pesante |
| Piano gratuito | 10 bacheche per spazio, 10 collaboratori, 10 MB per allegato | Blocchi illimitati da soli, 5 MB per file, 10 ospiti |
| Primo piano a pagamento | Standard, 5 dollari a utente al mese (annuale) | Plus, 10 dollari a membro al mese |
Dove Trello è chiaramente meglio #
Quando il flusso conta più del contenuto. Se il lavoro passa per stati precisi (da fare, in corso, in revisione, fatto), la bacheca kanban è la forma giusta, e Trello la fa meglio di tutti: trascini una scheda e hai aggiornato lo stato.
Quando devi coinvolgere persone che non hanno voglia di imparare uno strumento. È il vantaggio più sottovalutato. Un cliente, un volontario, un collega poco tecnologico capiscono Trello guardandolo, anche perché ormai lo conoscono quasi tutti. Notion va spiegato.
Quando servono automazioni senza programmare. Butler si configura a frasi: «ogni lunedì mattina crea una scheda», «quando la scadenza è oggi, sposta in cima e avvisa». Il piano gratuito ne dà 250 esecuzioni al mese, abbastanza per le operazioni ricorrenti di un piccolo gruppo. E con i Power-Up colleghi la bacheca a Google Drive, Slack o Zapier in pochi clic.
Quando la usi soprattutto dal telefono. L’app è leggera e le operazioni frequenti, come spostare una scheda o aggiungere un commento, si fanno con un gesto. Con Inbox e Planner, arrivati nel 2024, catturi al volo le cose da fare e le metti nel calendario.
Dove Notion è chiaramente meglio #
Quando le informazioni contano quanto le attività. Qui la differenza è netta. Un progetto vero non è solo un elenco di cose da fare: ci sono decisioni prese, documenti di riferimento, contatti, appunti delle riunioni. In Trello finiscono nelle descrizioni delle schede, e dopo un mese non li ritrovi più. In Notion sono pagine vere, collegate fra loro e ricercabili.
Quando gli stessi dati vanno guardati in modi diversi. Un archivio di articoli da scrivere può essere una bacheca per chi scrive, un calendario per chi pianifica e una tabella filtrata per chi controlla. È lo stesso archivio, non tre copie.
Quando vuoi una base di conoscenza. Procedure, linee guida, documentazione interna, intranet: Notion è nato anche per questo e le pagine si annidano una dentro l’altra come in un sito. Da qualche anno ci sono anche Notion Calendar e Notion Mail, per chi vuole vivere tutto lì dentro.
Quando le schede hanno campi strutturati. Le proprietà con un tipo preciso (data, persona, selezione, collegamento a un’altra base dati) ti fanno filtrare e raggruppare in modi che in Trello richiederebbero Power-Up e un piano a pagamento.
Quanto costano #
Confrontare i piani gratuiti inganna, perché i limiti sono di tipo diverso.
Trello limita il numero di bacheche: dieci per spazio di lavoro, con al massimo dieci collaboratori. Se lavori su tanti progetti separati il tetto arriva presto; se ne hai tre o quattro non te ne accorgi.
Notion è illimitato nei blocchi per chi lavora da solo, ma mette limiti quando i membri diventano due o più, e tiene la cronologia delle pagine solo per sette giorni. Il tetto di 5 MB per file è il primo che incontri se carichi documenti o immagini.
Al primo gradino a pagamento, Trello Standard costa la metà di Notion Plus: 5 dollari contro 10 a persona al mese, entrambi con pagamento annuale. Notion Plus però toglie i limiti ai caricamenti, porta la cronologia a trenta giorni e ammette più ospiti, mentre in Trello per avere le viste calendario, tabella e cronologia devi salire a Premium, 10 dollari. L’intelligenza artificiale completa di Notion, dal 2025, è inclusa solo nel piano Business, circa 20 dollari a persona.
In pratica: per una bacheca condivisa Trello costa meno; per uno spazio di lavoro completo il prezzo è simile.
Si possono usare insieme? #
Succede spesso, e non è un ripiego: Notion per la documentazione, gli archivi e la pianificazione generale, Trello per il lavoro quotidiano del gruppo.
Il rischio è aggiornare le cose due volte: se lo stato di un’attività sta in due posti, uno dei due resta indietro. Se scegli questa strada, fissa una regola chiara su cosa sta dove (per esempio «lo stato delle attività solo su Trello, tutto il resto solo su Notion») e metti nelle pagine di Notion il link alla bacheca corrispondente. Una bacheca di Trello si può anche incorporare dentro una pagina di Notion.
Come decidere in due minuti #
Rispondi a queste domande:
- Il tuo lavoro produce documenti e informazioni da ritrovare più avanti? Se sì, Notion.
- Devi far collaborare persone che non useranno mai un manuale? Se sì, Trello.
- Ti servono molte viste diverse sugli stessi dati? Se sì, Notion.
- Il valore sta nel vedere a colpo d’occhio a che punto è ogni cosa? Se sì, Trello.
- Hai voglia di dedicare qualche ora alla configurazione iniziale? Se no, Trello.
Se le risposte si dividono a metà, parti da Trello: è più facile spostare poi qualche bacheca dentro Notion che convincere un gruppo a usare uno strumento che non ha capito.
Domande frequenti #
Notion può sostituire completamente Trello? #
Come funzioni sì: una base dati di Notion in vista bacheca fa quello che fa una bacheca di Trello. Cambiano la fluidità (su Trello trascinare le schede è più immediato) e il fatto che in Notion la bacheca te la devi costruire, mentre su Trello c’è già.
Si possono importare le bacheche di Trello dentro Notion? #
Sì, Notion ha un’importazione da Trello (Impostazioni → Importa) che ricostruisce colonne e schede come voci di una base dati. Commenti e allegati passano solo in parte, quindi controlla i progetti importanti prima di chiudere le vecchie bacheche.
Qual è il più adatto a chi lavora da solo? #
Da soli, il piano gratuito di Notion è il più generoso: blocchi illimitati e nessun tetto di dieci bacheche. Se però ti serve solo tenere traccia di cosa devi fare, Trello chiede molto meno impegno e fa proprio quel lavoro.
Funzionano senza connessione a internet? #
Tutti e due funzionano in parte senza rete nelle app per computer e telefono, e sincronizzano quando torna la connessione. Notion dal 2025 ti fa scegliere quali pagine tenere disponibili offline. Nessuno dei due però è pensato per lavorare a lungo scollegato: se ti serve, prova sul tuo dispositivo prima di appoggiarci un progetto importante.
Notion è più lento di Trello? #
Nell’uso di tutti i giorni sì, soprattutto con pagine complesse piene di basi dati collegate e su telefoni non recenti. Trello è più scattante, anche perché fa molte meno cose. Tienilo presente se lo aprirai decine di volte al giorno.
Quale è meglio per una wiki o un’intranet aziendale? #
Notion, senza dubbio: pagine annidate, basi dati collegate, permessi per sezione e ricerca in tutto lo spazio. Con Trello puoi al massimo fare una bacheca di link, e per la documentazione Atlassian spinge Confluence, un prodotto a parte.
