Las mejores alternativas a Trello para organizar tus proyectos
Comparamos Notion, Asana, ClickUp y soluciones open source: descubre qué alternativa a Trello elegir según tu trabajo y el plan gratuito.
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Las alternativas responden a necesidades distintas. Hay quien solo quiere otro tablero kanban, quien prefiere tener notas y tareas en el mismo lugar, quien necesita diagramas de Gantt y carga de trabajo, y quien quiere que los datos se mantengan en un servidor propio. Empecemos con un repaso rápido sobre cómo funciona Trello, luego las alternativas una por una y, finalmente, algunas indicaciones para elegir según tu caso.
Qué es Trello y cómo funciona #
Trello es un tablero online basado en el método kanban. Cada proyecto es un tablero, dividido en listas verticales (por ejemplo Por hacer, En curso, Hecho), y cada tarea es una tarjeta que arrastras de una lista a otra a medida que avanza. Dentro de la tarjeta puedes poner descripciones, listas de tareas, fechas de entrega, etiquetas de colores, archivos adjuntos y comentarios, y con el @ mencionas a un compañero para enviarle una notificación.
Para empezar más rápido, hay plantillas ya preparadas: onboarding de nuevos empleados, atención al cliente, roadmap de producto, calendario editorial para YouTube y muchas otras. En las últimas actualizaciones también han llegado Inbox, donde lanzas rápidamente las cosas que tienes que hacer antes de clasificarlas, y Planner, que coloca las tarjetas junto a los eventos del calendario.
Qué pierdes si dejas Trello #
Trello tiene tres puntos fuertes que no todas las alternativas tienen.
El primero es que se aprende en un minuto: cualquiera entiende cómo funciona nada más abrir un tablero, y puedes invitar a un cliente o a un compañero sin explicarle nada. El segundo son los Power-Ups, ilimitados incluso en el plan gratuito, que añaden calendarios, campos personalizados y conexiones con Google Drive, Slack, Teams y otros servicios. El tercero es Butler, el sistema de automatizaciones: escribes la regla con palabras («cuando una tarjeta llegue a Hecho, archívala y avisa al responsable») sin tocar código, y el plan gratuito te da 250 ejecuciones al mes.
Si usas mucho Butler, antes de cambiar comprueba cómo gestiona las automatizaciones la alternativa: a menudo es lo primero que falta, o que solo se encuentra en los planes de pago.
Comparativa de alternativas #
| Herramienta | Punto fuerte | Plan gratuito | Ideal para |
|---|---|---|---|
| Notion | Notas, documentos y tareas juntas | Sí, amplio para uso personal | Quien quiera un único espacio para todo |
| Asana | Gestión de proyectos estructurada | Sí, pero para 2 personas como máximo | Equipos con procesos definidos |
| ClickUp | Cantidad de funciones y vistas | Sí, con tareas ilimitadas | Quien quiera personalizarlo todo |
| monday.com | Flujos de trabajo legibles de un vistazo | Limitado a pocos usuarios | Equipos comerciales y operativos |
| Airtable | Base de datos con vista kanban | Sí, 1.000 registros por base | Quien trabaje con muchos datos estructurados |
| Microsoft Planner | Integración con Teams y Microsoft 365 | Incluido en las suscripciones de Microsoft 365 | Empresas que ya usen Microsoft |
| Wekan y Planka | Instalación en tu propio servidor | Sí, open source | Quien quiera mantener los datos en casa |
| Vikunja | Ligero, pensado para listas | Sí, open source | Proyectos personales y grupos pequeños |
Notion #
Es la elección de quienes descubren que las tarjetas de Trello ya no son suficientes, porque también necesitan notas, documentos y archivos de información. En Notion creas una base de datos y la ves como un tablero kanban, tabla, calendario o lista: los datos son siempre los mismos, solo cambia la vista.
El plan gratuito para uso personal es amplio, con páginas y bloques ilimitados. A cambio, te pide tiempo: Notion no te da un tablero listo, te da las piezas para construirlo. A quienes les encanta personalizarles fascina muchísimo; a quienes solo quieren tres columnas, les parece demasiado.
Asana #
Es más rígido que Trello y trabaja por proyectos, tareas, responsables y fechas de entrega. Las vistas de lista, tablero y calendario también están en el plan gratuito, y el tablero funciona con el mismo sistema de arrastrar al que estás acostumbrado.
El límite que debes conocer enseguida es que el plan Personal gratuito es para dos personas como máximo. Para uno mismo o en pareja va genial, pero para un equipo de trabajo tendrás que pasar al plan Starter, que cuesta 10,99 dólares por usuario al mes con facturación anual: más que Trello Standard. Algunas guías antiguas hablan de 15 usuarios gratis, pero ese plan ya no existe.
ClickUp #
ClickUp intenta hacerlo todo: tareas, documentos, objetivos, seguimiento de horas, diagramas y pizarras. En el plan gratuito las tareas son ilimitadas y hay funciones que en otros sitios se pagan.
La parte negativa es una interfaz muy saturada que, al abrirla por primera vez, desorienta. Es ideal para quienes tienen ganas de configurarlo con calma, pero mucho menos para quien necesita montar un tablero compartido para esta misma noche.
monday.com #
Apuesta por la legibilidad: columnas de colores, estados que se ven a distancia y automatizaciones fáciles de configurar. Gusta mucho a los departamentos comerciales y a quienes siguen procesos que siempre son iguales.
El plan gratuito existe, pero sirve más que nada para probarlo: con pocos usuarios y pocos elementos, en el uso real pasarás pronto al de pago.
Airtable #
Airtable está a medio camino entre una hoja de cálculo y una base de datos, y además de la cuadrícula tiene la vista kanban y la de calendario. Es muy cómodo si tus tarjetas son en realidad registros con muchos campos, como un catálogo de productos, una lista de clientes o un archivo de contenidos. El plan gratuito llega hasta los 1.000 registros por base, 5 personas con permiso de edición y 100 ejecuciones de automatizaciones al mes; el plan Team empieza desde los 20 dólares por usuario al mes.
Microsoft Planner #
Si en tu empresa ya usáis Microsoft 365, es la solución que no cuesta nada extra: está incluido en las suscripciones, está dentro de Teams y se conecta con Outlook y To Do. Tiene menos funciones que los demás, pero tener las tareas donde trabajas todo el día es una gran ventaja.
Las soluciones open source: Wekan, Planka, Vikunja #
Son para quienes no quieren que sus proyectos estén en los servidores de una empresa externa. Wekan y Planka se parecen mucho a Trello, con tableros, listas y tarjetas. Vikunja está más orientado a las listas de tareas y es muy ligero de instalar.
Necesitas un servidor, aunque sea pequeño, y ganas de encargarte de las actualizaciones y copias de seguridad. A cambio, no pagas por usuario y no tienes límites impuestos por un plan.
Cómo elegir según tu caso #
- Uso personal, listas y proyectos propios: Notion o Vikunja, ambos con planes gratuitos sin límites molestos.
- Pequeño grupo que trabaja junto cada día: Trello Standard a 5 dólares por usuario sigue siendo competitivo; ClickUp es la alternativa gratuita más completa.
- Proyectos con fechas de entrega, dependencias y responsables: Asana, o ClickUp si no quieres pagar desde el principio.
- Datos estructurados con muchos campos: Airtable.
- Ya usáis Microsoft 365: Planner, así no añadís otra herramienta ni otro coste.
- Los datos deben quedarse en casa: Wekan o Planka en vuestro propio servidor.
- Desarrollo de software con reportes y versiones: es mejor una herramienta diseñada para ese trabajo, como Jira o los tableros integrados en GitHub y GitLab, en lugar de un kanban genérico.
Antes de migrar #
Exporta los datos. Cada tablero de Trello se puede exportar en JSON desde el menú del tablero, y varios servicios tienen una importación directa que reconstruye listas y tarjetas.
Comprueba qué se queda atrás. Los archivos adjuntos, comentarios e historial a menudo no se importan aunque el resto funcione correctamente. Si los necesitas, descarga los adjuntos antes de cerrar la cuenta.
Prueba con un solo proyecto. Si lo mueves todo de golpe, descubrirás los problemas cuando ya sea tarde. Un mes con un proyecto real en la nueva herramienta te dirá mucho más que cualquier tabla comparativa.
Preguntas frecuentes #
¿Trello es gratuito? #
Sí, el plan Free no caduca. Incluye diez tableros por espacio de trabajo, tarjetas ilimitadas, Power-Ups ilimitados y diez colaboradores. Los planes de pago (Standard, Premium y Enterprise) eliminan el límite de tableros, aumentan el peso máximo de los archivos adjuntos y añaden vistas como calendario, cronología y tabla.
¿El plan gratuito basta para un grupo pequeño? #
A menudo sí. Los primeros límites con los que te topas son los 10 MB por archivo adjunto, algo incómodo si subes documentos pesados, y las 250 ejecuciones mensuales de automatizaciones.
¿Trello funciona sin conexión? #
En parte. Las apps para el móvil permiten consultar y editar los tableros incluso offline, y los cambios se sincronizan en cuanto vuelve la red. Desde el navegador, en cambio, necesitas conexión.
¿Existe una alternativa gratuita equivalente a Trello? #
Para tener solo el tablero kanban, ClickUp gratuito es el que más se le acerca, y Planka se le parece aún más si tienes un servidor donde instalarlo. Sin embargo, ninguno combina la misma sencillez con la misma cantidad de Power-Ups.
¿Puedo transferir mis tableros de Trello a otra herramienta? #
Sí. Notion, ClickUp y Asana tienen una importación dedicada y casi todos aceptan un archivo CSV. Las listas y tarjetas se transfieren bien; los comentarios, el historial y los adjuntos hay que revisarlos caso por caso.
¿Las automatizaciones de Butler tienen un equivalente en otro lugar? #
ClickUp, monday.com y Airtable tienen automatizaciones incluso en sus planes gratuitos, aunque con límites; Asana las ofrece en sus planes de pago; Notion las gestiona de forma más sencilla mediante las propiedades de las bases de datos. Para lo demás, existen servicios de conexión entre apps como Zapier, que sin embargo son otra herramienta más que configurar.
¿Tiene sentido pasarme a Notion si solo uso Trello para listas de tareas? #
Probablemente no. Notion da su máximo potencial cuando necesitas combinar documentos, notas y tareas. Si lo único que necesitas es una lista con tres columnas, te complicará la vida sin darte nada extra: quédate en Trello, o prueba algo ligero como Vikunja.
