Die besten Trello-Alternativen für deine Projektorganisation

Die Alternativen decken unterschiedliche Bedürfnisse ab. Es gibt die, die einfach nur ein weiteres Kanban-Board wollen; diejenigen, die Notizen und Aufgaben an einem Ort sammeln möchten; die, die Gantt-Diagramme und Workload-Ansichten brauchen; und jene, die ihre Daten auf einem eigenen Server halten wollen. Fangen wir mit einem kurzen Rückblick an, wie Trello funktioniert, gehen dann die Alternativen einzeln durch und geben am Ende Tipps zur Auswahl basierend auf deinem Anwendungsfall.

Was ist Trello und wie funktioniert es #

Trello ist ein Online-Board, das auf der Kanban-Methode basiert. Jedes Projekt ist ein Board, unterteilt in vertikale Listen (zum Beispiel Zu erledigen, In Arbeit, Erledigt), und jede Aufgabe ist eine Karte, die du je nach Fortschritt von einer Liste in die andere ziehst. In der Karte kannst du Beschreibungen, Checklisten, Deadlines, farbige Labels, Anhänge und Kommentare hinterlegen, und mit @ erwähnst du einen Kollegen, um ihm eine Benachrichtigung zu senden.

Um schneller loszulegen, gibt es fertige Vorlagen: Onboarding neuer Mitarbeiter, Kundensupport, Produkt-Roadmaps, Redaktionspläne für YouTube und viele mehr. In den letzten Updates kamen auch Inbox hinzu, wo du Aufgaben schnell reinwirfst, bevor du sie sortierst, sowie Planner, der die Karten direkt neben deinen Kalenderterminen anordnet.

Was du verlierst, wenn du Trello verlässt #

Trello hat drei Stärken, die nicht alle Alternativen bieten.

Erstens: Man versteht es in einer Minute: Jeder begreift sofort, wie es funktioniert, sobald er ein Board öffnet, und du kannst einen Kunden oder Kollegen einladen, ohne ihm etwas erklären zu müssen. Zweitens sind da die Power-Ups, auch im kostenlosen Tarif unbegrenzt verfügbar, mit denen du Kalender, benutzerdefinierte Felder und Verbindungen zu Google Drive, Slack, Teams und anderen Diensten hinzufügen kannst. Drittens ist da Butler, das Automatisierungssystem: Du schreibst die Regel in natürlicher Sprache („Wenn eine Karte in ‘Erledigt’ landet, archiviere sie und benachrichtige den Verantwortlichen“), ohne Code zu schreiben, und der kostenlose Tarif bietet dir 250 Ausführungen pro Monat.

Wenn du Butler intensiv nutzt, prüfe vor einem Wechsel, wie die Alternative mit Automatisierungen umgeht: Oft ist das das erste Feature, das fehlt oder nur in den Bezahl-Tarifen enthalten ist.

Die Alternativen im Vergleich #

Notion #

Die Wahl für alle, denen die Trello-Karten nicht mehr ausreichen, weil sie auch Notizen, Dokumente und Informationsarchive benötigen. In Notion erstellst du eine Datenbank und betrachtest sie als Kanban-Board, Tabelle, Kalender oder Liste: Die Daten bleiben dieselben, nur die Ansicht ändert sich.

Der kostenlose Tarif für die private Nutzung ist großzügig mit unbegrenzten Seiten und Blöcken. Im Gegenzug kostet es Zeit: Notion gibt dir kein fertiges Board vor, sondern liefert dir die Bausteine, um es selbst zu bauen. Wer gerne personalisiert, wird es lieben; wer einfach nur drei Spalten will, findet es oft zu komplex.

Asana #

Es ist starrer als Trello und denkt in Projekten, Aufgaben, Verantwortlichen und Deadlines. Listen-, Board- und Kalenderansichten gibt es auch im kostenlosen Tarif, und das Board funktioniert mit demselben Drag-and-Drop, an das du gewöhnt bist.

Ein wichtiger Punkt vorab: Der kostenlose Personal-Tarif gilt nur für maximal zwei Personen. Alleine oder zu zweit ist es super, aber für ein Team musst du auf den Starter-Plan wechseln. Dieser kostet 10,99 Dollar pro Nutzer im Monat bei jährlicher Abrechnung – also mehr als Trello Standard. In alten Anleitungen steht oft von 15 kostenlosen Nutzern, aber diesen Tarif gibt es nicht mehr.

ClickUp #

ClickUp versucht, alles abzudecken: Aufgaben, Dokumente, Ziele, Zeiterfassung, Diagramme und Whiteboards. Im kostenlosen Tarif sind die Aufgaben unbegrenzt und es gibt Funktionen, für die man woanders bezahlen muss.

Der Haken ist eine sehr überladene Benutzeroberfläche, die einen beim ersten Start verwirren kann. Es eignet sich für Leute, die bereit sind, es in Ruhe zu konfigurieren, aber weniger für jemanden, der bis heute Abend ein gemeinsames Board aufsetzen muss.

monday.com #

Setzt auf Lesbarkeit: farbige Spalten, Statusanzeigen, die man von weitem sieht, und einfach einzustellende Automatisierungen. Es gefällt besonders Vertriebsabteilungen und Leuten, die immer gleichen Prozessen folgen.

Einen kostenlosen Tarif gibt es zwar, aber er dient eher zum Ausprobieren: Mit wenigen Nutzern und Elementen stößt man im echten Einsatz schnell an die Grenzen des Bezahl-Modells.

Airtable #

Airtable liegt irgendwo zwischen Tabellenkalkulation und Datenbank; neben der Grid-Ansicht bietet es Kanban- und Kalenderansichten. Es ist praktisch, wenn deine Karten eigentlich Datensätze mit vielen Feldern sind, wie ein Produktkatalog, eine Kundenliste oder ein Content-Archiv. Der kostenlose Tarif erlaubt bis zu 1.000 Datensätze pro Base, 5 Personen mit Bearbeitungsrechten und 100 Automatisierungen pro Monat; der Team-Plan startet bei 20 Dollar pro Nutzer im Monat.

Microsoft Planner #

Wenn ihr im Unternehmen bereits Microsoft 365 nutzt, ist dies die Lösung, die nichts extra kostet: Sie ist in den Abos enthalten, direkt in Teams integriert und lässt sich mit Outlook und To Do verbinden. Er bietet weniger Funktionen als andere Tools, aber dass die Aufgaben dort liegen, wo man ohnehin den ganzen Tag arbeitet, ist ein großer Vorteil.

Open-Source-Lösungen: Wekan, Planka, Vikunja #

Diese sind für alle gedacht, die ihre Projekte nicht auf den Servern eines externen Unternehmens speichern wollen. Wekan und Planka ähneln Trello sehr stark mit Boards, Listen und Karten. Vikunja ist eher auf Aufgabenlisten ausgerichtet und lässt sich leicht installieren.

Du benötigst einen (auch kleinen) Server und die Bereitschaft, dich um Updates und Backups zu kümmern. Im Gegenzug zahlst du nichts pro Nutzer und hast keine durch Abos vorgegebenen Limits.

So wählst du passend zu deinem Anwendungsfall #

• Privatnutzung, eigene Listen und Projekte: Notion oder Vikunja – beide bieten kostenlose Tarife ohne nervige Limits an.
• Kleines Team, das täglich zusammenarbeitet: Trello Standard für 5 Dollar pro Nutzer bleibt wettbewerbsfähig; ClickUp ist die umfassendste kostenlose Alternative.
• Projekte mit Deadlines, Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten: Asana oder ClickUp, wenn du nicht sofort bezahlen möchtest.
• Strukturierte Daten mit vielen Feldern: Airtable.
• Ihr nutzt bereits Microsoft 365: Dann nehmt Planner, damit ihr kein weiteres Tool und keine zusätzlichen Kosten verursacht.
• Die Daten müssen im eigenen Haus bleiben: Wekan oder Planka auf eurem eigenen Server.
• Softwareentwicklung mit Bugtracking und Versionierung: Hier ist ein spezialisiertes Tool wie Jira oder die integrierten Boards in GitHub und GitLab besser geeignet als ein generisches Kanban-Board.

Bevor du migrierst #

Daten exportieren. Jedes Trello-Board lässt sich über das Board-Menü als JSON exportieren, und viele Dienste bieten einen direkten Import an, der Listen und Karten wiederherstellt.

Prüfe, was verloren geht. Anhänge, Kommentare und die Historie werden oft nicht mitimportiert, selbst wenn der Rest reibungslos funktioniert. Wenn du sie brauchst, lade die Anhänge herunter, bevor du den Account schließt.

Teste es mit nur einem Projekt. Wenn du alles auf einmal verschiebst, merkst du Probleme erst, wenn es zu spät ist. Ein Monat mit einem echten Projekt im neuen Tool sagt dir viel mehr als jede Tabelle.

Häufig gestellte Fragen #

Ist Trello kostenlos? #

Ja, der Free-Plan läuft nicht ab. Er umfasst zehn Boards pro Workspace, unbegrenzte Karten, unbegrenzte Power-Ups und zehn Mitwirkende. Die kostenpflichtigen Tarife (Standard, Premium und Enterprise) heben das Limit für die Anzahl der Boards auf, erhöhen die maximale Dateigröße für Anhänge und bieten Ansichten wie Kalender, Timeline und Tabelle an.

Reicht der kostenlose Plan für eine kleine Gruppe aus? #

Oft ja. Die ersten Limits, auf die man stößt, sind 10 MB pro Anhang – unpraktisch bei großen Dokumenten – und die 250 monatlichen Automation-Runs.

Funktioniert Trello offline? #

Teilweise. Die mobilen Apps ermöglichen es, Boards auch offline einzusehen und zu bearbeiten; Änderungen werden synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht. Im Browser ist jedoch eine Internetverbindung erforderlich.

Gibt es eine kostenlose Alternative, die mit Trello gleichzieht? #

Was das reine Kanban-Board angeht, kommt der kostenlose ClickUp dem am nächsten, und Planka ähnelt ihm noch mehr, sofern du einen eigenen Server zur Installation hast. Keines der Tools vereint jedoch dieselbe Einfachheit mit derselben Menge an Power-Ups.

Kann ich meine Trello-Boards auf ein anderes Tool übertragen? #

Ja. Notion, ClickUp und Asana bieten dedizierte Importfunktionen an, und fast alle akzeptieren CSV-Dateien. Listen und Karten lassen sich gut übertragen; Kommentare, Historie und Anhänge sollten jedoch im Einzelfall geprüft werden.

Gibt es für die Butler-Automatisierungen ein Äquivalent woanders? #

ClickUp, monday.com und Airtable bieten bereits in den kostenlosen Tarifen Automatisierungen an (mit Limits); Asana bietet sie in den Bezahlversionen an; Notion verwaltet sie einfacher über Datenbank-Eigenschaften. Ansonsten gibt es Integrationsdienste wie Zapier, die jedoch ein weiteres Tool sind, das konfiguriert werden muss.

Lohnt sich der Wechsel zu Notion, wenn ich Trello nur für To-do-Listen nutze? #

Wahrscheinlich nicht. Notion spielt seine Stärken aus, wenn du Dokumente, Notizen und Aufgaben zusammenführen musst. Wenn du nur eine Liste mit drei Spalten brauchst, macht es dein Leben komplizierter, ohne einen echten Mehrwert zu bieten: Bleib bei Trello oder probiere etwas Leichtgewichtiges wie Vikunja aus.