Alternativas ao Microsoft Office: gratuitas e pagas

Antes de instalares alguma coisa, lembra-te que a Microsoft oferece gratuitamente as versões web do Word, Excel e PowerPoint: utilizas através do browser com uma conta Microsoft gratuita; têm menos funções do que as apps instaladas, mas abrem e guardam os ficheiros sem qualquer problema de compatibilidade. Se abres um documento de vez em quando, provavelmente isto te chega.

A comparação #

LibreOffice #

É a suite livre mais completa: processador de texto, folha de cálculo, apresentações, desenho vetorial, base de dados e um editor de fórmulas. Faz-se o download através do sítio oficial do projeto, que publica sempre duas versões: a mais recente e a anterior, mais testada, para quem prefere a estabilidade às novidades.

O formato nativo é ODF, um padrão aberto, mas abre e guarda sem problemas também os formatos da Microsoft. Com documentos normais, a compatibilidade é boa. As diferenças surgem naqueles mais elaborados: numerações automáticas complicadas, caixas de texto ancoradas, algumas funções avançadas das folhas de cálculo e as macros escritas em VBA.

Recomendo-a a quem produz documentos próprios e quer uma ferramenta completa sem pagar subscrições.

OnlyOffice #

O OnlyOffice utiliza os formatos da Microsoft como formatos próprios. Por isso, quando abres e voltas a guardar um .docx ou um .xlsx, a formatação mantém-se intacta com mais frequência do que noutras suites. A interface por separadores também lembra a do Office, pelo que te habituas rapidamente.

Para uso pessoal é gratuito. As funções para trabalhar em grupo num servidor próprio fazem parte dos planos para organizações.

Se o teu problema principal for partilhar documentos com quem usa o Office, começa por aqui.

Google Documentos, Fichas e Apresentações #

Funcionam no browser e dão o melhor resultado quando se escreve em várias pessoas: dois ou três utilizadores no mesmo documento, comentários, histórico de versões e sem necessidade de enviar anexos por e-mail.

O limite é a formatação. Quando um documento complexo passa do Word para o Google e depois volta atrás, algo se perde: quebras de secção, estilos aninhados, objetos ancorados. Se o documento nasce e permanece no Google, nem te apercebes, mas um contrato formatado com cuidado que tenha de voltar para o Word sai muitas vezes estragado.

WPS Office, FreeOffice e iWork #

WPS Office é compatível com os formatos da Microsoft e tem uma interface que lembra muito o Office, além de um prático conversor de PDF para Word. A versão gratuita mostra publicidade e tem alguns limites. Antes de a usares para documentos de trabalho, lê bem as condições de tratamento de dados: a empresa é chinesa e o serviço cloud está ativo por defeito.

O FreeOffice da SoftMaker é gratuito, leve e lê muito bem os ficheiros DOCX, XLSX e PPTX. Tem uma particularidade que agrada a quem vem de versões antigas do Office: podes escolher entre a interface com faixa de opções ou os clássicos menus suspensos.

O iWork (Pages, Numbers e Keynote) é gratuito no Mac, iPhone e iPad e produz documentos com um design muito cuidado, especialmente as apresentações. Exporta para formatos Microsoft com resultados discretos, mas se a troca for frequente, a dupla conversão faz-se sentir.

Quando manter o Microsoft 365 #

Em alguns casos, a subscrição continua a ser a escolha mais sensata:

• partilhas diariamente documentos complexos com clientes ou colegas que usam o Office;
• tens macros e automações em VBA já escritas, que as alternativas não executam ou executam apenas parcialmente;
• utilizas funções avançadas do Excel, como tabelas dinâmicas elaboradas, Power Query e modelos de dados, onde nenhuma alternativa chega ao mesmo nível;
• trabalhas numa empresa já estruturada em Microsoft, com e-mail, armazenamento e acessos integrados.

Para particulares, o plano Personal custa 99 € por ano e o Family 129 € por ano para um máximo de seis pessoas, cada uma com 1 TB de espaço no OneDrive: em seis pessoas, o custo por cabeça torna-se baixo. Ambos os planos incluem agora também o Copilot, com um número limitado de utilizações por mês.

Se não quiseres uma subscrição, ainda existe a licença vitalícia: o Office Home 2024 custa cerca de 149 € uma única vez e inclui Word, Excel, PowerPoint e OneNote para PC ou Mac, sem OneDrive de 1 TB e sem as atualizações com novas funcionalidades.

Como reduzir os problemas de compatibilidade #

• Concorda o formato logo no início. Se o documento for partilhado com várias pessoas, decidir imediatamente qual o formato a usar evita metade dos problemas.
• Envia o PDF quando o documento estiver finalizado. A formatação mantém-se idêntica em qualquer computador e ninguém o modifica por acidente.
• Usa estilos em vez de formatação manual. Um documento construído com títulos e estilos sobrevive muito melhor às conversões do que um formatado parágrafo a parágrafo.
• Instala as mesmas fontes da outra pessoa. Muitas diferenças de layout surgem devido a uma fonte em falta, que é substituída por uma de largura diferente.
• Evita macros nos ficheiros que vão circular. São a parte que pior se transfere de todas.

Perguntas frequentes #

O LibreOffice abre os ficheiros do Word sem problemas? #

Os documentos normais, sim. Nos complexos, podem surgir diferenças de formatação, especialmente com numerações, elementos ancorados e tabelas elaboradas. Se o ficheiro tiver de voltar para quem usa o Word, antes de o enviares, volta a abri-lo e verifica tudo.

Existe uma versão gratuita do Office? #

Sim, as versões web do Word, Excel e PowerPoint são gratuitas com uma conta Microsoft. Têm menos funcionalidades que as aplicações instaladas e requerem uma ligação à internet, mas abrem e guardam os ficheiros do Office sem qualquer perda de formatação.

As macros VBA funcionam nas alternativas? #

Não de forma fiável. O LibreOffice tem a sua própria linguagem de macros e suporta VBA apenas parcialmente: os casos simples funcionam, os complexos não. Se o teu trabalho depende de macros elaboradas, mudar de suite significa ter de as reescrever.

Qual é a melhor alternativa ao Excel? #

Para folhas de cálculo do dia a dia, todas servem. Com funções avançadas, grandes quantidades de dados e tabelas dinâmicas complexas, o Excel continua claramente à frente, e é precisamente aqui que a distância entre o Office e as alternativas se faz sentir mais.

Posso usar várias suites ao mesmo tempo? #

Sim, e muitos fazem-no: LibreOffice para os seus próprios documentos, as versões web da Microsoft quando é necessária uma compatibilidade perfeita, Google Docs quando escreves em conjunto no mesmo texto. Coexistem sem problemas, basta saberes sempre em que formato estás a guardar.