Alternativas a Microsoft Office: gratuitas y de pago

Antes de instalar nada, recuerda que Microsoft ofrece gratis las versiones web de Word, Excel y PowerPoint: se usan desde el navegador con una cuenta gratuita de Microsoft; tienen menos funciones que las aplicaciones instaladas, pero abren y guardan los archivos sin ningún problema de compatibilidad. Si solo abres un documento de vez en cuando, probablemente esto te baste.

La comparativa #

LibreOffice #

Es la suite libre más completa: procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones, dibujo vectorial, bases de datos y un editor de fórmulas. Se descarga desde el sitio oficial del proyecto, que siempre publica dos versiones: la más reciente y la anterior, más probada, para quienes prefieren la estabilidad a las novedades.

El formato nativo es ODF, un estándar abierto, pero abre y guarda sin problemas también los formatos de Microsoft. Con documentos normales la compatibilidad es buena. Las diferencias aparecen en los más elaborados: numeraciones automáticas complicadas, cuadros de texto anclados, algunas funciones avanzadas de las hojas de cálculo y las macros escritas en VBA.

Se la recomiendo a quien produzca sus propios documentos y quiera una herramienta completa sin pagar suscripciones.

OnlyOffice #

OnlyOffice utiliza los formatos de Microsoft como formatos propios. Por eso, cuando abres y vuelves a guardar un .docx o un .xlsx, el diseño se mantiene intacto con más frecuencia que con otras suites. Además, su interfaz con pestañas recuerda a la de Office, así que te acostumbras rápido.

Para uso personal es gratuito. Las funciones para trabajar en grupo en tu propio servidor forman parte de los planes para organizaciones.

Si tu problema principal es intercambiar documentos con personas que usan Office, empieza por aquí.

Google Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones #

Funcionan en el navegador y dan lo mejor cuando se escribe entre varias personas: dos o tres usuarios en el mismo documento, comentarios, historial de versiones y sin necesidad de reenviar archivos adjuntos por email.

El límite es el formato. Cuando un documento complejo pasa de Word a Google y luego vuelve atrás, algo se pierde: saltos de sección, estilos anidados, objetos anclados. Si el documento nace y se queda en Google ni te enteras, pero un contrato maquetado con cuidado que debe volver a Word suele salir arruinado.

WPS Office, FreeOffice e iWork #

WPS Office es compatible con los formatos de Microsoft y tiene una interfaz que recuerda mucho a Office, además de un práctico conversor de PDF a Word. La versión gratuita muestra publicidad y tiene algunas limitaciones. Antes de usarla para documentos de trabajo, lee bien las condiciones sobre el tratamiento de datos: la empresa es china y el servicio cloud está activado por defecto.

FreeOffice de SoftMaker es gratuito, ligero y lee muy bien los archivos DOCX, XLSX y PPTX. Tiene una particularidad que encanta a quienes vienen de versiones antiguas de Office: puedes elegir entre la interfaz con cinta de opciones o el clásico menú desplegable.

iWork (Pages, Numbers y Keynote) es gratuito en Mac, iPhone e iPad y produce documentos con un diseño muy cuidado, sobre todo las presentaciones. Exporta a formatos de Microsoft con resultados discretos, pero si el intercambio es frecuente, la doble conversión se nota.

Cuándo quedarse en Microsoft 365 #

En algunos casos, la suscripción sigue siendo la opción más sensata:

• intercambias cada día documentos complejos con clientes o colegas que usan Office;
• tienes macros y automatizaciones en VBA ya escritas que las alternativas no ejecutan o solo hacen parcialmente;
• usas funciones avanzadas de Excel, como tablas dinámicas complejas, Power Query y modelos de datos, donde ninguna alternativa alcanza el mismo nivel;
• trabajas en una empresa ya estructurada sobre Microsoft, con correo, almacenamiento y accesos vinculados.

Para particulares, el plan Personal cuesta 99 euros al año y el Family 129 euros al año para un máximo de seis personas, cada una con 1 TB de espacio en OneDrive: entre los seis, el coste por persona es bajo. Ambos planes incluyen ahora también Copilot, con un número limitado de usos al mes.

Si no quieres una suscripción, todavía existe la licencia de pago único: Office Home 2024 cuesta unos 149 euros una sola vez e incluye Word, Excel, PowerPoint y OneNote para un PC o un Mac, sin OneDrive de 1 TB y sin las actualizaciones con nuevas funciones.

Cómo reducir los problemas de compatibilidad #

• Acuerda el formato al principio. Si el documento va a pasar por varias personas, decidir de inmediato qué formato usar te ahorrará la mitad de los problemas.
• Envía un PDF cuando el documento esté terminado. El diseño se mantiene idéntico en cualquier ordenador y nadie lo modificará por error.
• Usa estilos en lugar de dar formato a mano. Un documento construido con títulos y estilos sobrevive mucho mejor a las conversiones que uno formateado párrafo por párrafo.
• Instala las mismas fuentes que la otra persona. Muchos problemas de diseño surgen por una fuente que falta y que el sistema sustituye por otra de un ancho distinto.
• Evita las macros en los archivos que se van a compartir. Son lo que peor se transfiere, sin duda alguna.

Preguntas frecuentes #

¿LibreOffice abre bien los archivos de Word? #

Los documentos normales, sí. En los complejos pueden aparecer diferencias de diseño, sobre todo con numeraciones, elementos anclados y tablas complejas. Si el archivo tiene que volver a alguien que usa Word, ábrelo y revísalo antes de enviarlo.

¿Existe una versión gratuita de Office? #

Sí, las versiones web de Word, Excel y PowerPoint son gratuitas con una cuenta de Microsoft. Tienen menos funciones que las aplicaciones instaladas y requieren conexión a internet, pero abren y guardan los archivos de Office sin perder el formato.

¿Funcionan las macros VBA en las alternativas? #

No de forma fiable. LibreOffice tiene su propio lenguaje de macros y solo soporta VBA parcialmente: los casos sencillos funcionan, los complejos no. Si tu trabajo depende de macros complejas, cambiar de suite significa tener que reescribirlas.

¿Cuál es la mejor alternativa a Excel? #

Para las hojas de cálculo del día a día, todas sirven. Con funciones avanzadas, grandes volúmenes de datos y tablas dinámicas complejas, Excel sigue siendo claramente superior, y es precisamente ahí donde más se nota la diferencia entre Office y sus alternativas.

¿Puedo usar varias suites a la vez? #

Sí, y mucha gente lo hace: LibreOffice para sus propios documentos, las versiones web de Microsoft cuando necesitas una compatibilidad perfecta o Google Docs cuando escribes en colaboración sobre el mismo texto. Coexisten sin problemas; solo tienes que saber siempre en qué formato estás guardando.