Notion o Trello: ¿cuál elegir para organizar tu trabajo?

«Cuál es mejor» no tiene una respuesta única, pero sí respuestas precisas según lo que necesites organizar. Veamos dónde gana cada uno, cuánto cuestan y cómo se comportan cuando el grupo crece.

En una tabla #

Dónde Trello es claramente mejor #

Cuando el flujo importa más que el contenido. Si el trabajo pasa por estados precisos (por hacer, en curso, en revisión, hecho), el tablero kanban es la forma ideal, y Trello lo hace mejor que nadie: arrastras una tarjeta y ya has actualizado el estado.

Cuando tienes que involucrar a personas que no tienen ganas de aprender una herramienta nueva. Es la ventaja más infravalorada. Un cliente, un voluntario o un colega poco tecnológico entienden Trello con solo mirarlo, también porque casi todo el mundo lo conoce ya. Notion requiere explicación.

Cuando necesitas automatizaciones sin programar. Butler se configura mediante frases: «cada lunes por la mañana crea una tarjeta», «cuando la fecha de entrega sea hoy, muévela arriba y avisa». El plan gratuito ofrece 250 ejecuciones al mes, suficiente para las operaciones recurrentes de un grupo pequeño. Y con los Power-Up puedes conectar el tablero a Google Drive, Slack o Zapier en pocos clics.

Cuando lo usas sobre todo desde el móvil. La app es ligera y las operaciones frecuentes, como mover una tarjeta o añadir un comentario, se hacen con un gesto. Con Inbox y Planner, llegados en 2024, capturas al vuelo las cosas pendientes y las pones en el calendario.

Dónde Notion es claramente mejor #

Cuando la información importa tanto como las tareas. Aquí la diferencia es clara. Un proyecto real no es solo una lista de cosas por hacer: hay decisiones tomadas, documentos de referencia, contactos y notas de reuniones. En Trello acaban en las descripciones de las tarjetas y, después de un mes, ya no los encuentras. En Notion son páginas reales, conectadas entre sí y con buscador.

Cuando los mismos datos deben verse de diferentes maneras. Un archivo de artículos para escribir puede ser un tablero para el redactor, un calendario para quien planifica y una tabla filtrada para quien supervisa. Es el mismo archivo, no tres copias distintas.

Cuando quieres una base de conocimientos. Procedimientos, guías, documentación interna, intranet: Notion nació también para esto y las páginas se anidan unas dentro de otras como en un sitio web. Desde hace algunos años también existen Notion Calendar y Notion Mail, para quienes quieren gestionarlo todo desde ahí mismo.

Cuando las tarjetas tienen campos estructurados. Las propiedades con un tipo específico (fecha, persona, selección, enlace a otra base de datos) te permiten filtrar y agrupar de formas que en Trello requerirían Power-Up y un plan de pago.

Cuánto cuestan #

Comparar los planes gratuitos puede engañar, porque los límites son de distinto tipo.

Trello limita el número de tableros: diez por espacio de trabajo, con un máximo de diez colaboradores. Si trabajas en muchos proyectos separados, llegarás pronto al límite; si tienes tres o cuatro, ni te darás cuenta.

Notion es ilimitado en bloques para quien trabaja solo, pero impone límites cuando los miembros son dos o más, y mantiene el historial de las páginas solo durante siete días. El límite de 5 MB por archivo es lo primero que encontrarás si subes documentos o imágenes.

En el primer escalón de pago, Trello Standard cuesta la mitad que Notion Plus: 5 dólares frente a 10 por persona al mes, ambos con pago anual. Sin embargo, Notion Plus elimina los límites de carga, amplía el historial a treinta días y permite más invitados, mientras que en Trello para tener las vistas de calendario, tabla e historial tienes que subir a Premium, por 10 dólares. La inteligencia artificial completa de Notion, desde 2025, está incluida solo en el plan Business, unos 20 dólares por persona.

En la práctica: para un tablero compartido Trello sale más barato; para un espacio de trabajo completo el precio es similar.

¿Se pueden usar juntos? #

Pasa a menudo, y no es un parche: Notion para la documentación, los archivos y la planificación general, y Trello para el trabajo diario del grupo.

El riesgo es tener que actualizar las cosas dos veces: si el estado de una tarea está en dos sitios, uno de ellos se quedará desactualizado. Si eliges este camino, establece una regla clara sobre qué va en cada lugar (por ejemplo: «el estado de las tareas solo en Trello, todo lo demás solo en Notion») y pon en las páginas de Notion el enlace al tablero correspondiente. Incluso puedes incrustar un tablero de Trello dentro de una página de Notion.

Cómo decidir en dos minutos #

Responde a estas preguntas:

1. ¿Tu trabajo genera documentos e información que necesitarás encontrar más adelante? Si es así, Notion.
2. ¿Tienes que colaborar con personas que no usarán nunca un manual? Si es así, Trello.
3. ¿Necesitas muchas vistas diferentes para los mismos datos? Si es así, Notion.
4. ¿El valor reside en ver de un vistazo cómo va cada cosa? Si es así, Trello.
5. ¿Estás dispuesto a dedicar unas horas a la configuración inicial? Si no, Trello.

Si las respuestas se dividen al 50%, empieza con Trello: es más fácil mover después algún tablero a Notion que convencer a un grupo para que use una herramienta que no ha terminado de entender.

Preguntas frecuentes #

¿Puede Notion sustituir completamente a Trello? #

La respuesta corta es sí: una base de datos de Notion en vista de tablero hace lo mismo que un tablero de Trello. Lo que cambia es la fluidez (en Trello arrastrar las tarjetas es más inmediato) y el hecho de que en Notion tienes que construir tú mismo el tablero, mientras que en Trello ya viene listo.

¿Se pueden importar los tableros de Trello a Notion? #

Sí, Notion tiene una importación desde Trello (Ajustes → Importar) que reconstruye columnas y tarjetas como elementos de una base de datos. Los comentarios y archivos adjuntos se pasan solo parcialmente, así que revisa los proyectos importantes antes de cerrar los tableros antiguos.

¿Cuál es el más adecuado para quien trabaja en solitario? #

Si trabajas solo, el plan gratuito de Notion es el más generoso: bloques ilimitados y sin límite de diez tableros. Pero si lo único que necesitas es llevar un seguimiento de tus tareas, Trello requiere mucho menos esfuerzo y hace precisamente ese trabajo.

¿Funcionan sin conexión a internet? #

Ambos funcionan parcialmente sin red en las aplicaciones para ordenador y móvil, y se sincronizan cuando vuelve la conexión. A partir de 2025, Notion te permitirá elegir qué páginas mantener disponibles offline. Sin embargo, ninguno de los dos está diseñado para trabajar mucho tiempo desconectado: si lo necesitas, haz una prueba en tu dispositivo antes de confiarle un proyecto importante.

¿Es Notion más lento que Trello? #

En el uso diario sí, sobre todo con páginas complejas llenas de bases de datos relacionadas y en teléfonos no muy recientes. Trello es más ágil, también porque hace muchas menos cosas. Tenlo en cuenta si vas a abrir la aplicación decenas de veces al día.

¿Cuál es mejor para una wiki o una intranet corporativa? #

Notion, sin duda: páginas anidadas, bases de datos relacionadas, permisos por sección y búsqueda en todo el espacio de trabajo. Con Trello, como mucho puedes hacer un tablero de enlaces, y para la documentación Atlassian apuesta por Confluence, que es un producto aparte.