Notion ou Trello : lequel choisir pour organiser votre travail ?

« Lequel est le meilleur » n’a pas de réponse unique, mais possède des réponses précises selon ce que vous devez organiser. Voyons où chacun excelle, combien ils coûtent et comment ils se comportent lorsque l’équipe s’agrandit.

Dans un tableau #

Où Trello est clairement meilleur #

Quand le flux importe plus que le contenu. Si le travail passe par des états précis (à faire, en cours, en révision, fait), le tableau kanban est la forme idéale, et Trello le fait mieux que quiconque : vous faites glisser une carte et l’état est mis à jour.

Quand vous devez impliquer des personnes qui n’ont pas envie d’apprendre un nouvel outil. C’est l’avantage le plus sous-estimé. Un client, un bénévole ou un collègue peu technophile comprend Trello en un coup d’œil, car presque tout le monde le connaît déjà. Notion nécessite une explication.

Quand vous avez besoin d’automatisations sans programmer. Butler se configure par phrases : « chaque lundi matin, crée une carte », « quand l’échéance est aujourd’hui, déplace en haut de liste et préviens ». Le forfait gratuit offre 250 exécutions par mois, ce qui suffit pour les opérations récurrentes d’un petit groupe. Et avec les Power-Up, vous connectez votre tableau à Google Drive, Slack ou Zapier en quelques clics.

Quand vous l’utilisez principalement depuis votre téléphone. L’application est légère et les opérations fréquentes, comme déplacer une carte ou ajouter un commentaire, se font d’un geste. Avec Inbox et Planner, arrivés en 2024, vous capturez instantanément vos tâches à faire pour les placer dans le calendrier.

Où Notion est clairement meilleur #

Quand l’information compte autant que les tâches. Ici, la différence est nette. Un vrai projet n’est pas seulement une liste de choses à faire : il y a des décisions prises, des documents de référence, des contacts, des notes de réunion. Dans Trello, tout finit dans la description des cartes et, après un mois, on ne les retrouve plus. Dans Notion, ce sont de véritables pages, liées entre elles et consultables par recherche.

Quand les mêmes données doivent être visualisées de différentes manières. Un flux d’articles à écrire peut être un tableau pour le rédacteur, un calendrier pour le planificateur et un tableau filtré pour le contrôleur. C’est la même base de données, pas trois copies.

Quand vous voulez une base de connaissances. Procédures, guides, documentation interne, intranet : Notion est conçu pour cela et les pages s’imbriquent les unes dans les autres comme sur un site web. Depuis quelques années, il existe aussi Notion Calendar et Notion Mail pour ceux qui souhaitent tout centraliser au même endroit.

Quand les cartes possèdent des champs structurés. Les propriétés avec un type précis (date, personne, sélection, lien vers une autre base de données) vous permettent de filtrer et de regrouper les éléments d’une manière qui nécessiterait des Power-Up et un forfait payant dans Trello.

Combien cela coûte #

Comparer les forfaits gratuits est trompeur, car les limites sont de natures différentes.

Trello limite le nombre de tableaux : dix par espace de travail, avec un maximum de dix collaborateurs. Si vous travaillez sur de nombreux projets séparés, la limite est vite atteinte ; si vous en avez trois ou quatre, vous ne verrez pas la différence.

Notion est illimité en nombre de blocs pour ceux qui travaillent seuls, mais impose des limites dès que les membres sont deux ou plus, et ne conserve l’historique des pages que pendant sept jours. La limite de 5 Mo par fichier est le premier obstacle si vous téléchargez des documents ou des images.

Pour le premier palier payant, Trello Standard coûte la moitié de Notion Plus : 5 dollars contre 10 dollars par personne par mois, les deux avec paiement annuel. Cependant, Notion Plus lève les limites de téléchargement, porte l’historique à trente jours et autorise plus d’invités, alors que chez Trello, pour obtenir les vues calendrier, tableau et historique, il faut passer au forfait Premium à 10 dollars. L’intelligence artificielle complète de Notion, dès 2025, n’est incluse que dans le forfait Business, environ 20 dollars par personne.

En résumé : pour un tableau partagé, Trello coûte moins cher ; pour un espace de travail complet, les prix sont similaires.

Peut-on utiliser les deux ensemble ? #

Cela arrive souvent, et ce n’est pas une solution de secours : Notion pour la documentation, les archives et la planification générale, Trello pour le travail quotidien de l’équipe.

Le risque est de devoir mettre à jour les informations deux fois : si l’état d’une tâche se trouve à deux endroits différents, l’un des deux sera forcément en retard. Si vous choisissez cette voie, fixez une règle claire sur ce qui va où (par exemple : « l’état des tâches uniquement sur Trello, tout le reste uniquement sur Notion ») et insérez dans vos pages Notion le lien vers le tableau correspondant. Un tableau Trello peut également être intégré directement dans une page Notion.

Comment décider en deux minutes #

Répondez à ces questions :

1. Votre travail produit-il des documents et des informations à retrouver plus tard ? Si oui, choisissez Notion.
2. Devez-vous faire collaborer des personnes qui n’utiliseront jamais de manuel ? Si oui, Trello.
3. Avez-vous besoin de plusieurs vues différentes pour les mêmes données ? Si oui, Notion.
4. La valeur réside-t-elle dans la possibilité de voir d’un coup d’œil l’état d’avancement de chaque tâche ? Si oui, Trello.
5. Êtes-vous prêt à consacrer quelques heures à la configuration initiale ? Si non, Trello.

Si les réponses sont partagées, commencez par Trello : il est plus facile de déplacer ensuite quelques tableaux dans Notion que de convaincre un groupe d’utiliser un outil qu’il n’a pas compris.

Foire aux questions #

Notion peut-il remplacer complètement Trello ? #

La réponse est oui : une base de données Notion en vue tableau fait exactement ce que fait un tableau Trello. Ce qui change, c’est la fluidité (sur Trello, le glisser-déposer des cartes est plus immédiat) et le fait qu’en Notion, vous devez construire votre tableau, alors que sur Trello, il est déjà prêt.

Peut-on importer les tableaux Trello dans Notion ? #

Oui, Notion dispose d’une fonction d’importation depuis Trello (Paramètres → Importer) qui reconstruit les colonnes et les cartes sous forme d’entrées de base de données. Les commentaires et les pièces jointes ne sont que partiellement transférés, alors vérifiez vos projets importants avant de fermer vos anciens tableaux.

Lequel est le plus adapté à un travail en solo ? #

Pour un usage individuel, l’offre gratuite de Notion est la plus généreuse : des blocs illimités et aucune limite de dix tableaux. Cependant, si vous avez seulement besoin de suivre ce que vous devez faire, Trello demande beaucoup moins d’effort et remplit parfaitement cette mission.

Fonctionnent-ils sans connexion internet ? #

Les deux fonctionnent partiellement hors ligne sur les applications ordinateur et mobile, et se synchronisent dès que la connexion est rétablie. À partir de 2025, Notion vous permettra de choisir quelles pages garder disponibles hors ligne. Aucun des deux n’est cependant conçu pour un travail prolongé sans réseau : si nécessaire, faites un test sur votre appareil avant d’y confier un projet important.

Notion est-il plus lent que Trello ? #

Dans l’usage quotidien, oui, surtout avec des pages complexes remplies de bases de données liées et sur des téléphones anciens. Trello est plus réactif, notamment parce qu’il fait beaucoup moins de choses. Gardez cela à l’esprit si vous prévoyez de l’ouvrir des dizaines de fois par jour.

Lequel est le meilleur pour un wiki ou une intranet d’entreprise ? #

Notion, sans aucun doute : pages imbriquées, bases de données liées, permissions par section et recherche dans tout l’espace de travail. Avec Trello, vous pouvez au mieux créer un tableau de liens, et pour la documentation, Atlassian mise sur Confluence, un produit distinct.