Notion oder Trello: Welches Tool passt zu deinem Workflow?

„Was ist besser?“ lässt sich nicht pauschal beantworten, aber es gibt präzise Antworten, je nachdem, was du organisieren willst. Schauen wir uns an, wo das jeweilige Tool gewinnt, was es kostet und wie es performt, wenn das Team wächst.

In einer Tabelle #

Wo Trello eindeutig besser ist #

Wenn der Workflow wichtiger ist als der Inhalt. Wenn die Arbeit über präzise Status läuft (To Do, In Arbeit, Review, Erledigt), ist das Kanban-Board die richtige Form – und Trello macht das besser als alle anderen: Du ziehst eine Karte und hast den Status aktualisiert.

Wenn du Leute einbinden musst, die keine Lust haben, ein neues Tool zu lernen. Das ist der unterschätzte Vorteil. Ein Kunde, ein Freiwilliger oder ein weniger technikaffiner Kollege versteht Trello auf einen Blick, auch weil es mittlerweile fast jeder kennt. Notion muss man erst erklären.

Wenn du Automatisierungen ohne Programmierung brauchst. Butler lässt sich über einfache Sätze konfigurieren: „Jeden Montagmorgen eine Karte erstellen“ oder „Wenn die Deadline heute ist, nach oben schieben und benachrichtigen“. Der Gratis-Plan bietet 250 Ausführungen pro Monat – genug für die wiederkehrenden Aufgaben einer kleinen Gruppe. Und mit Power-Ups verbindest du das Board mit wenigen Klicks mit Google Drive, Slack oder Zapier.

Wenn du es hauptsächlich vom Handy aus nutzt. Die App ist leichtgewichtig, und häufige Aktionen wie das Verschieben einer Karte oder das Hinzufügen eines Kommentars lassen sich per Gesten erledigen. Mit den 2024 erschienenen Funktionen Inbox und Planner erfasst du Aufgaben blitzschnell und packst sie direkt in den Kalender.

Wo Notion eindeutig besser ist #

Wenn Informationen genauso wichtig sind wie Aufgaben. Hier ist der Unterschied deutlich. Ein echtes Projekt besteht nicht nur aus einer To-Do-Liste: Es gibt getroffene Entscheidungen, Referenzdokumente, Kontakte und Meeting-Notizen. In Trello landen diese in den Kartenbeschreibungen und sind nach einem Monat kaum wiederzufindbar. In Notion sind es echte Seiten, die miteinander verknüpft und durchsuchbar sind.

Wenn dieselben Daten auf verschiedene Arten betrachtet werden müssen. Ein Archiv mit Artikeln, die geschrieben werden sollen, kann ein Board für die Autoren sein, ein Kalender für die Planung und eine gefilterte Tabelle für die Kontrolle. Es ist dasselbe Archiv, nicht drei Kopien.

Wenn du eine Wissensdatenbank willst. Prozesse, Richtlinien, interne Dokumentation, Intranet: Notion wurde genau dafür entwickelt; die Seiten lassen sich wie auf einer Website ineinander verschachteln. Seit einiger Zeit gibt es auch Notion Calendar und Notion Mail für alle, die alles innerhalb des Tools erledigen wollen.

Wenn Karten strukturierte Felder haben. Eigenschaften mit festem Typ (Datum, Person, Auswahl, Verknüpfung zu einer anderen Datenbank) ermöglichen dir das Filtern und Gruppieren auf eine Weise, die in Trello Power-Ups und einen Bezahlplan erfordern würde.

Was es kostet #

Ein Vergleich der Gratis-Pläne kann täuschen, da die Limits unterschiedlicher Natur sind.

Trello limitiert die Anzahl der Boards: zehn pro Workspace mit maximal zehn Collaboratoren. Wenn du an vielen separaten Projekten arbeitst, ist das Limit schnell erreicht; bei drei oder vier Projekten merkst du es nicht.

Notion bietet unbegrenzte Blöcke für Einzelnutzer, setzt aber Limits, sobald es zwei oder mehr Mitglieder gibt, und speichert die Seitenhistorie nur sieben Tage lang. Das 5-MB-Limit pro Datei ist dir als Erstes begegnen, wenn du Dokumente oder Bilder hochlädst.

Im ersten Bezahlsegment kostet Trello Standard nur halb so viel wie Notion Plus: 5 $ gegenüber 10 $ pro Person/Monat (beide bei jährlicher Zahlung). Notion Plus hebt jedoch die Upload-Limits auf, erweitert die Historie auf dreißig Tage und erlaubt mehr Gäste. Bei Trello musst du hingegen für Kalender-, Tabellen- und Timeline-Ansichten auf Premium für 10 $ upgraden. Die vollständige künstliche Intelligenz von Notion ist ab 2025 nur im Business-Plan enthalten (ca. 20 $ pro Person).

Kurz gesagt: Für ein geteiltes Board ist Trello günstiger; für einen vollwertigen Workspace liegen die Preise nah beieinander.

Kann man beide zusammen nutzen? #

Das passiert oft und ist keine Notlösung: Notion für die Dokumentation, Archive und die allgemeine Planung, Trello für das tägliche operative Arbeiten des Teams.

Das Risiko besteht darin, Dinge doppelt zu aktualisieren: Wenn der Status einer Aufgabe an zwei Orten steht, bleibt einer davon auf dem alten Stand. Wenn du diesen Weg wählst, lege eine klare Regel fest, was wo steht (z. B. „Status nur in Trello, alles andere nur in Notion“) und verlinke das entsprechende Board direkt in deinen Notion-Seiten. Ein Trello-Board lässt sich sogar in einer Notion-Seite einbetten.

In zwei Minuten entscheiden #

Beantworte diese Fragen:

1. Erzeugt deine Arbeit Dokumente und Informationen, die du später wiederfinden musst? Wenn ja, dann Notion.
2. Musst du mit Leuten zusammenarbeiten, die niemals ein Handbuch lesen werden? Wenn ja, dann Trello.
3. Brauchst du viele verschiedene Ansichten für dieselben Daten? Wenn ja, dann Notion.
4. Liegt der Wert darin, auf einen Blick zu sehen, wie weit alles fortgeschritten ist? Wenn ja, dann Trello.
5. Bist du bereit, ein paar Stunden in die Ersteinrichtung zu investieren? Wenn nein, dann Trello.

Wenn sich die Antworten die Waage halten, fang mit Trello an: Es ist einfacher, später einige Boards nach Notion zu verschieben, als eine Gruppe davon zu überzeugen, ein Tool zu nutzen, das sie nicht verstanden haben.

Häufig gestellte Fragen #

Kann Notion Trello komplett ersetzen? #

Ja, technisch gesehen schon: Eine Notion-Datenbank in der Board-Ansicht macht im Grunde dasselbe wie ein Trello-Board. Unterschiedlich sind die Geschmeidigkeit (auf Trello lassen sich Karten intuitiver per Drag-and-Drop verschieben) und die Tatsache, dass du das Board in Notion erst selbst bauen musst, während es bei Trello schon fertig ist.

Kann man Trello-Boards nach Notion importieren? #

Ja, Notion bietet einen Import von Trello an (Einstellungen → Importieren), der Spalten und Karten als Einträge in einer Datenbank rekonstruiert. Kommentare und Anhänge werden nur teilweise übernommen; prüfe also wichtige Projekte genau, bevor du die alten Boards schließt.

Welches Tool eignet sich besser für Einzelkämpfer? #

Alleine ist der kostenlose Plan von Notion großzügiger: unbegrenzte Blöcke und kein Limit von zehn Boards. Wenn du aber nur tracken willst, was zu tun ist, erfordert Trello viel weniger Aufwand und erledigt genau diese Aufgabe.

Funktionieren sie ohne Internetverbindung? #

Beide funktionieren in den Desktop- und Mobile-Apps teilweise offline und synchronisieren, sobald die Verbindung wieder steht. Ab 2025 lässt Notion dich sogar auswählen, welche Seiten offline verfügbar sein sollen. Keines der beiden ist jedoch für langes Arbeiten im Offline-Modus gedacht: Wenn du darauf angewiesen bist, teste es erst auf deinem Gerät, bevor du ein wichtiges Projekt darauf auslagerst.

Ist Notion langsamer als Trello? #

Im Alltag ja, besonders bei komplexen Seiten mit vielen verknüpften Datenbanken und auf älteren Smartphones. Trello ist flüssiger, auch weil es weniger Funktionen bietet. Behalte das im Hinterkopf, wenn du die App dutzende Male am Tag öffnest.

Welches Tool eignet sich besser für ein Wiki oder ein Unternehmens-Intranet? #

Eindeutig Notion: verschachtelte Seiten, verknüpfte Datenbanken, Berechtigungen pro Bereich und eine systemweite Suche. Mit Trello kannst du höchstens ein Board mit Links erstellen; für die Dokumentation empfiehlt Atlassian Confluence – ein separates Produkt.