Trello

Trello é um software de gerenciamento baseado na web inovador, projetado em estilo Kanban, que revolucionou a gestão de projetos e atividades. Com sua interface intuitiva e visual, Trello oferece aos usuários um ambiente dinâmico para organizar e monitorar suas atividades de forma eficiente. Graças ao arranjo simples das placas, listas e placas, você pode acompanhar as tarefas, atribuir responsabilidade e manter o controle em cada etapa do processo de trabalho. Com Trello, a colaboração torna-se fluida e a comunicação entre os membros da equipe é reforçada, permitindo-lhes alcançar metas com maior agilidade e precisão.

O que é o Trello?

Trello é uma espécie de placa on-line que consiste em listas e abas. Em suma, é. Embora pareça simples, Trello baseia-se na ideia de plena visibilidade entre atividades e projetos e na capacidade de reorganizá-los bem de acordo com suas prioridades. Portanto, cada cartão Trello representa atividades, notas, projetos, clientes, etc. que você pode ver no conselho onde você pode gerenciá-los ainda mais.

Os cartões devem ser organizados em listas que também podem ser utilizados para vários fins: refletir estados, projetos aos quais se relacionam, pessoas responsáveis, clientes e o que há lá. A estrutura da lista é facilmente adaptável a qualquer circunstância e pode ser reorganizada a qualquer momento, dependendo das necessidades.

Exceto pelo nome de uma atividade, há muito mais escondido dentro de cada tabuleiro que faz deste conselho uma plataforma de gerenciamento de ativos real.

Para que é o Trello?

Trello não está ligado a nenhum setor específico e pode ser facilmente adaptado a qualquer campo em que você trabalha, desde o desenvolvimento de software e serviços profissionais até marketing e designer. Outra vantagem é que não importa se seus companheiros de equipe estão sentados nas mesas próximas ou trabalhando remotamente ao redor do mundo. Trello desempenhará o papel de espaço colaborativo e todos se unirão sob o mesmo teto onde quer que a equipe esteja

Noções básicas

Quando você está na primeira arma, é útil saber quais recursos estão disponíveis para que você possa confiar em estar enquanto cria seu fluxo de trabalho. Como mencionado acima, a maioria dos recursos de Trello estão dentro da aba:

Membros

Trello não é apenas sobre planejamento, é também uma ferramenta colaborativa. Você pode convidar colegas de equipe compartilhando o tabuleiro, para que todos tenham acesso para vê-lo, e se você permitir, até mesmo modificá-lo. Para que possa delegar tarefas aos membros responsáveis, para que saiba o que eles fazem.

Comentários

Comentários ajudarão a melhorar a comunicação na equipe. Deixe feedback, faça perguntas, discuta diretamente nas guias de tarefas, para que todos fiquem no contexto, e enquanto faz um comentário e você pode ver a aba inerente.

Anexos e descrição

Para fornecer mais detalhes sobre a atividade e os resultados obtidos após sua conclusão, use os anexos e descrições. A explicação da tarefa, os detalhes necessários, os arquivos e links relevantes serão armazenados no cartão, para que você possa acessá-lo sempre que precisar, sem perder tempo na busca.

Lista de verificação

As listas de controle fornecem mais detalhes. É uma situação muito comum quando há alguns passos a tomar para completar a tarefa. Listando-os, você pode tornar as pessoas cientes de quais passos seu trabalho é.

Datas

Ao executar um projeto, os prazos são importantes. Em seguida, Trello permite adicionar data de início e fim às cartas, o que você pode ver o prazo.

Rótulos

As etiquetas fornecem uma tela adicionada. Representado por cores diferentes, é possível dar-lhes um nome e, em seguida, etiquetar cartões. Os rótulos são usados para adicionar um contexto adicional ao cartão, como o tipo de atividade, o cliente para o qual um determinado trabalho é realizado, o departamento responsável, o estado, etc.

Arquivo

Uma vez terminada a tarefa, você pode movê-la para a lista feita ou não superlotada, armazená-la. Neste caso, o cartão vai desaparecer, mas ainda será possível restaurá-lo.

Investigação

Para navegar mais facilmente entre as cartas, há uma opção de busca. Ele pode filtrar cartões de acordo com diferentes critérios ou você pode simplesmente começar a digitar o nome do cartão para ver apenas as coisas que você quer.

Gestão de projectos

Uma vez que você está ciente das características básicas, é hora de se concentrar em usar Trello para gerenciamento de projetos. Se você precisa lançar um novo produto, projetar um site ou organizar uma conferência, o projeto sempre cruza o mesmo DIY: planejamento, implementação e fechamento. Aqui está um exemplo prático:

1. Planejamento

O estágio de planejamento serve como pista de descolagem para o projeto. Este é o tempo que você tem que prestar muita atenção, uma vez que o processo de planejamento está no centro de todas as atividades do projeto e orienta todos sobre como empreender.

Quando começas a planear, só tens uma tábua vazia à tua frente. Mas antes de preencher o quadro de atividades a realizar, certifique-se de ter coletado todos os requisitos das partes interessadas. Só então, você pode vir a definir o escopo que é um passo crucial porque o escopo servirá como base do plano.

Agora que você tem em mente o propósito do trabalho, você pode começar a construir o rascunho do plano. Dividir o quadro em listas. Quando você cria as listas você tem que perguntar quais são as diferentes etapas do processo e, em seguida, criar listas com base nas respostas. As próximas listas são a espinha dorsal mais comum do fluxo de trabalho: em andamento, em pausa, pronto para o lançamento, etc. você pode adaptá-las ao seu fluxo de trabalho.

Antes do trabalho ser transformado em cartões Trello, é recomendável criar uma lista com informações gerais para dar contexto a novos membros que não sabem os detalhes do projeto. No caso de cartões têm uma busca de estrutura repetitiva, também faz sentido criar padrões de atividade e mantê-los nesta lista, para que eles sempre estarão à mão.

Então, é o momento certo para colocar as atividades nas cartas e atribuir prioridade. Você não deve esquecer que Trello permite que você trabalhe em diferentes níveis usando checklists dentro de cartões.

O gerenciamento das prioridades disponíveis em Trello por padrão é a ordenação de cartas, o que significa que você precisa mover cartas uma sobre a outra.

Outra coisa fundamental a fazer é infundir cartões com contexto. Deve-se lembrar que você está realizando este plano não só para saber a ordem do trabalho e entender quem é responsável pelo quê, mas para ter certeza de que as tarefas são claras para toda cor que irá trabalhar lá. Adicionar mais detalhes, fornecer boas descrições, anexar arquivos necessários e links para ter certeza de que a equipe tem absolutamente tudo que você precisa para fazer bem.

Você pode usar alguns utilitários power-up como Google Drive, Dropbox, etc. Para procurar os arquivos diretamente de Trello.

Depois de definir o plano você está pronto para passar para a parte de implementação. Organize uma reunião inicial, para que você tenha a oportunidade de discutir o plano, explicar os objetivos, revisar as estimativas em conjunto e responder todas as perguntas que a equipe possa ter.

2. Implementação

Este é o palco onde a magia começa e todos os planos ganham vida. Nesta fase, os esforços devem ser focados no monitoramento do processo de trabalho e do estado das atividades, orçamentos e, claro, na manutenção da comunicação com a equipe e clientes.

Para acompanhar a mudança de estado existem rótulos. Você pode aplicar certas etiquetas relacionadas a estados diferentes em cartões, então até mesmo filtrar placas para rótulos só ver atividades com determinados estados.

A orçamentação é outro aspecto importante, não importa se você trabalha em projetos internos ou externos. Para ter certeza de que você não excede a estimativa, basta usar o monitoramento do tempo. A boa notícia é que você não tem que mudar para outro aplicativo que você pode deixar tudo para Trello. Na verdade, existem aplicativos de monitoramento de tempo mais autônomos que suportam a integração com Trello.

A comunicação é outra grande coisa. Você sempre tem que segurar o pulso e ser capaz de lançar uma âncora de salvação sobre o tema. Você pode manter a comunicação com a equipe através de comentários de cartão, o que é fantástico porque todas as discussões acontecem em relação às atividades. Além de deixar notas, fazer perguntas, compartilhar feedback, etc., você pode mencionar os membros da equipe, para que eles recebam uma notificação e possam responder sem demora.

Você pode integrar quase todos os programas de mensagens populares como Slack, Microsoft Teams, etc.

Organizar reuniões com minha equipe ou com clientes também é uma parte inevitável da vida profissional. Ferramentas como Zoom, etc. podem ser integradas com Trello para mudar para um gráfico de vídeo com um clique.

3. Encerramento

Depois de terminar o trabalho, é hora de avaliar o comportamento de sua equipe e indicar o que as ações têm sido feitas de forma ótima e o que vale a pena melhorar.

A melhor maneira de analisar o trabalho são os relatórios, vendo os painéis.

A visão do Dashboard oferecerá uma nova perspectiva sobre seu projeto, simplificando a exibição de métricas-chave e avaliando resultados e desempenho. Em vez de dedicar tempo para pesquisar dados e transformá-los em informações completas, você pode começar imediatamente a digerir informações significativas.

Modelos disponíveis

Visão geral da empresa

O objetivo é ajudar os gerentes e membros da equipe a obter uma excelente visão geral das coisas que acontecem em toda a empresa, incluindo projetos concluídos e em andamento

Suporte ao Cliente

As empresas podem ter um painel de suporte ao cliente para o suporte da equipe. Este comité acompanhará todos os novos casos em curso e resolvidos. Os cartões têm detalhes como plano, tipo, dispositivo, prioridade e aplicativo de usuário

Novo Contratar Online

A integração de novos funcionários requer que os gerentes de contratação tenham um processo de integração simples, mas completo. Você tem que cobrir cada base antes que eles possam começar a trabalhar em seu primeiro projeto. O modelo de integração ajudará a eliminar o erro humano, acompanhando tudo o que os gerentes de contratação precisam fazer para cada novo contrato na empresa.

As duas primeiras listas contêm actividades que os recursos humanos e os novos trabalhadores devem completar antes e desde o primeiro dia até à primeira semana. Você pode criar listas de controle para cada atividade, como 401k, papelada, logística e muito mais. Você também pode adicionar uma lista lá cultura corporativa. Também contém uma lista de recursos e pessoas, para que os funcionários saibam a quem tratar em caso de problemas.

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Acompanhar cada funcionário e seus recursos nas planilhas pode ser um pouco desencorajador. Este modelo manual de funcionários adaptável e escalável ajuda a acompanhar todas as vantagens, férias e informações de viagem. Você pode enriquecer cartões com mais detalhes, adicionando documentos de serviços como DropBox e Google Drive

Roteiro do Produto

De uma startup focada em um único produto ou uma grande organização com vários produtos, o Roteiro do produto é um modelo inestimável. Ajuda a criar um roteiro consistente para todos os produtos e ajuda a equipe a colaborar de um ponto de contato central.

Youtube Editorial

O modelo de calendário do editor do Youtube é usado para rastrear conteúdo de vídeo. Há uma lista de “Ideias da comunidade” para rastrear dicas de fãs e seguidores. Você pode então ter uma lista de vídeos semanais ou diários. Há também uma opção para salvar todos os vídeos prontos que podem ser postados no futuro. O modelo de calendário de publicação do Youtube ajudará a manter um fluxo constante de ideias e vídeos para o canal do YouTube. Você também pode criar fluxo de trabalho u para seus vídeos, mantendo-os, nas listas “prontos para publicação” ou “para editar”

Conclusões

Benefícios

1. O Trello usa tempo real. Os membros podem trabalhar em projetos sem causar qualquer interrupção de atualizações. Uma vez que uma atualização é feita para o sistema, ele é exibido automaticamente sem qualquer atraso.
2. Adicionar membros é fácil. Um usuário pode adicionar um novo membro simplesmente digitando o endereço de e-mail do novo usuário e o jogo é feito.
3. Desenho reactivo. Se você acessar Trello de seu laptop, smartphone ou tablet, o software será exibido sem problemas. Isso significa que se um usuário registrar você de um dispositivo diferente daquele que ele usa, como um laptop, ele ainda poderá usar Trello.
4. O sistema de notificação é excepcional. Esta é uma das características mais fortes de Trello porque você pode ver cada movimento feito no software. Uma notificação de e-mail é enviada para cada atualização, comentário feito e atividade removida, enquanto uma notificação de push é enviada para usuários de telefone.
5. Não há necessidade de notas. Não só é útil Trello, mas também é ambientalmente amigável porque ajuda os usuários a se livrarem de escrever notas. Eles podem tomar essas notas sobre o software e eles nunca terão que se preocupar em esquecer suas tarefas.
6. Fácil de usar. Qualquer pessoa pode usar Trello porque é projetado para ser simples e fácil de usar. Em um relance, é muito fácil ver como o software pode ser gerenciado que até mesmo um iniciante pode entender.

Desvantagem

1. Trello depende de dados. Como um software on-line, Trello depende da disponibilidade de dados para sua operação, que também é o mesmo problema que um software semelhante. O acesso à Internet é o que o alimenta e permite aos utilizadores fazerem o seu próprio negócio. Quando não há dados, não há Trello.
2. A função de comentário de Trello deve ser melhorada. Outros usuários de software podem escrever comentários e editá-los. Trello, por outro lado, permite apenas comentar, mas não é possível mudá-los. Se um comentário já foi publicado e salvo, a única coisa que você pode fazer para corrigi-lo é criar um comentário completamente novo.
3. O Trello tem um espaço de armazenamento limitado. Trello permite anexos, mas os usuários da versão gratuita só têm um bônus de até 10 MB para carregar, o que é muito pequeno. No entanto, isso pode ser atualizado para 250 MB para upload se você também atualizar sua assinatura para Gold.
4. É adequado para projetos menores. Pessoas com projetos e equipes menores podem definitivamente se beneficiar de Trello. No entanto, poderia ser um problema se a equipe cresce e o projeto se torna mais complexo.

Alternativas

Asana

Asana é uma ferramenta líder em gerenciamento de projetos e nos últimos anos passou para uma visão predominantemente baseada em Kanban.

Asana tem características comparáveis às Trello quando se trata da abordagem Kanban-board para as atividades de gestão. Ele também inclui recursos de automação de fluxo de trabalho mais avançados e três visualizações diferentes.

O plano gratuito inclui até 15 usuários, enquanto seu plano premium começa a partir de US $ 10,99 por usuário por mês.

A experiência do utilizador

A view ou tab “Board” oferece exatamente a mesma experiência de usuário que Trello. Você pode arrastar e mover atividades de um estágio para outro ou clicar neles para ver e editar detalhes.

No geral, é muito fácil começar com Asana e começar a criar e atribuir tarefas.

Integração

Aansa tem 158 integrações nativas, incluindo grandes aplicativos como Slack, Office 365 e Salesforce.

Casos de utilização para Ansana

• Pequenas equipes com projetos complexos e mais empresários
• Grandes equipes com fluxos de trabalho complexos

Asana é melhor que Trello?

Devido às diferenças no conceito e nos casos de uso, é difícil definir uma ou outra escolha objetivamente melhor.

Mas uma vez que você entende as diferenças entre eles, você pode entender qual opção é melhor para a empresa.

Airtalbe

Airtable é uma solução inteligente que as empresas podem usar para gerenciar equipes e projetos. É usado para gerenciar relacionamentos com clientes.

Airtable não só tem uma visão de planilha, mas também uma visão de Kanban e uma vista de Calendário para gerenciar atividades.

O plano gratuito inclui 1200 linhas e 5 GB de espaço de armazenamento. Além disso, começa a partir de $10 por usuário por mês.

A experiência do utilizador

A experiência padrão do usuário parece mais poderosa do que a planilha Excel ou Google

Mas a vista Kanban é intuitiva e fácil de usar para usuários anteriores de Trello.

Adicione facilmente novos projetos clicando no sinal mais cada coluna e você pode mover as abas de acordo com suas necessidades.

Integração

Airtable tem 32 integrações nativas através de sua API, mas suporta mais de 1000 através de Zapier e outras soluções de integração SaaS.

Casos de uso para Airtable

• Empresas que precisam de recursos de organização de dados e gerenciamento de projetos
• Usuários que preferem trabalhar com planilha