Os 5 estágios
O planeamento e a carga de trabalho necessários para gerir e concluir um projecto podem parecer intransponíveis no início. Em vez de pânico, basta abordar o projeto, subdividindo-o em fácil de gerenciar e organizar esforços em passos claros.
A maioria dos projetos se desenvolve em 5 etapas: início, definição e planejamento, execução, implementação, controle e conclusão. Cada uma dessas etapas contém atividades específicas que levarão ao alcance do objetivo do projeto.
1. Iniciar
Nesta fase, vamos encontrar-nos avaliar a ideia do projeto junto com a equipe: está ligado ao negócio principal de nossa empresa? Podemos ir? Será que o nosso negócio beneficiará? Aqui estão as perguntas a fazer, se o resultado das perguntas é um sim, você pode continuar definindo o intervalo de ação o projeto ou os resultados que você deseja alcançar, e identificar potenciais parceiros. Este é o momento para criar um estudo de viabilidade.
O resultado final desta fase é um plano de projecto, que deve ser aprovado por todas as partes envolvidas. A aprovação evitará equívocos e falsas expectativas nos próximos passos.
2. Planejamento
Nesta fase crucial, são elaboradas as orientações do projecto. Estes incluem (mas não se limitam a):
- estabelecer objectivos e objectivos concretos
- Custos estimados
- definir a gama de acções e resultados a alcançar
Este plano de projecto conterá informações sobreObtenção de recursos bem como sobre como produzir uma documentação de qualidade, gerenciar os riscos e circunstâncias inesperadas, comunicar dentro da equipe de trabalho e com os stakeholders externos, e muito mais. Idealmente, ele também trará uma linha do tempo clara com informações detalhadas sobre o que vai acontecer e quando. A melhor forma de o fazer é definir objectivos intermédios: objetivos de alto nível com prazos claros.
No que diz respeito a esta fase, não é necessário aproximar-se demasiado do planeamento estimado. Às vezes as coisas não funcionam exatamente como você imaginou: um membro da equipe pode ficar doente ou algumas atividades podem ser mais desafiadoras do que o esperado. O gestor do projecto terá de controlar o âmbito, o calendário e o orçamento do projecto e, se necessário, adaptar estes aspectos de modo a não garantir que os objectivos sejam alcançados.
3. Execução
Na maioria dos casos, a execução é o momento em que o projeto adquire visibilidade externa. Esta fase começa normalmente com iniciar reunião onde cada membro da equipe é informado sobre as atividades que ele tem que fazer e os detalhes importantes do projeto. Nesta fase focamos em criação de uma documentação completa e precisaO gestor do projecto deve distribuir os recursos de forma uniforme e ajudar a equipa a manter-se focada nas suas tarefas. Isto significa também que o êxito da fase de execução de um projecto depende de perto da precisão com que a fase de planeamento foi realizada.
4. Monitoramento e Controle
Esta fase muitas vezes se sobrepõe com a fase de execução. No decurso de um projecto, o estatuto das entregas deve ser mantido sob observação e planeamento reuniões de equipa em prazos regulares para garantir que você mantenha em linha com o esperado. Nesta fase você terá que ter cuidado para possíveis desvios dos objetivos padrão.
Deseja minimizar o número de reuniões de atualização? A Software de Gestão de Projetos Com base na nuvem, os membros da equipe podem atualizar o progresso de seus negócios em tempo real.
5. Conclusão
Um projeto é definido quando o produto completo é entregue formalmente a todas as partes interessadas. Mas antes que isso aconteça, é aconselhável reunir a equipe e avaliar o projeto em conjunto: o que funcionou e o que poderia ser melhor? Isto evitará erros semelhantes no futuro e permitirá estabelecer processos mais estáveis e criar equipes mais eficientes.
