Trello

Trello est un logiciel de gestion web innovant, conçu dans le style Kanban, qui a révolutionné la gestion des projets et des activités. Avec son interface intuitive et visuelle, Trello offre aux utilisateurs un environnement dynamique pour organiser et surveiller efficacement leurs activités. Grâce à la simple disposition des conseils, listes et conseils, vous pouvez suivre les tâches, attribuer des responsabilités et garder le contrôle sur chaque étape du processus de travail. Avec Trello, la collaboration devient fluide et la communication entre les membres de l'équipe est renforcée, ce qui leur permet d'atteindre des objectifs avec plus d'agilité et de précision.

Qu'est-ce que Trello ?

Trello est une sorte de tableau en ligne composé de listes et d'onglets. Bref. Bien qu'il semble simple, Trello est basé sur l'idée de la pleine visibilité entre les activités et les projets et la capacité de bien les réorganiser selon ses priorités. Par conséquent, chaque carte Trello représente des activités, des notes, des projets, des clients, etc. que vous pouvez voir sur le tableau où vous pouvez les gérer plus loin.

Les cartes devraient être organisées en listes pouvant également être utilisées à diverses fins : refléter les états, les projets auxquels elles se rapportent, les personnes responsables, les clients et ce qui s'y trouve. La structure de la liste est facilement adaptable à toutes les circonstances et peut être réorganisée à tout moment selon les besoins.

À l'exception du nom d'une activité, il y a beaucoup plus caché dans chaque conseil qui fait de ce conseil une véritable plateforme de gestion d'actifs.

À quoi sert Trello ?

Trello n'est lié à aucun secteur spécifique et peut être facilement adapté à n'importe quel domaine dans lequel vous travaillez, du développement de logiciels et de services professionnels au marketing et au concepteur. Un autre avantage est que cela n'a pas d'importance si ses coéquipiers sont assis aux bureaux à proximité ou travaillent à distance dans le monde entier. Trello jouera le rôle de l'espace collaboratif et se joindra tous sous le même toit où que l'équipe soit

Les notions de base

Lorsque vous êtes au début des armes, il est utile de savoir quelles sont les fonctionnalités disponibles afin que vous puissiez compter sur l'être tout en créant votre workflow. Comme mentionné ci-dessus, la plupart des fonctionnalités de Trello sont dans l'onglet:

Membres

Trello ne se contente pas de planifier, il s'agit aussi d'un outil de collaboration. Vous pouvez inviter vos coéquipiers en partageant le conseil d'administration, afin que tout le monde puisse le voir, et si vous le permettez, même le modifier. Donc vous pouvez déléguer des tâches aux membres responsables, afin que vous sachiez ce qu'ils font.

Commentaires

Les commentaires aideront à améliorer la communication au sein de l'équipe. Laissez vos commentaires, posez des questions, des discussions directement dans les onglets des tâches, donc tout le monde reste en contexte, et tout en faisant un commentaire et vous pouvez voir l'onglet inerent.

Pièces jointes et description

Pour obtenir plus de détails sur l'activité et les résultats obtenus après son achèvement, utilisez les pièces jointes et les descriptions. L'explication de la tâche, les détails nécessaires, les fichiers pertinents et les liens seront stockés dans la carte, afin que vous puissiez y accéder chaque fois que vous en avez besoin, sans perdre de temps dans la recherche.

Liste de contrôle

Les listes de contrôle fournissent plus de détails. C'est une situation très courante lorsqu'il y a des mesures à prendre pour mener à bien la tâche. En les énumérant, vous pouvez sensibiliser les gens aux étapes de leur travail.

Dates

Lors de l'exécution d'un projet, les délais sont importants. Ensuite, Trello vous permet d'ajouter la date de début et de fin aux cartes, ce que vous pouvez voir la date limite.

Étiquettes

Les étiquettes fournissent un affichage supplémentaire. Représenté par différentes couleurs, il est possible de leur donner un nom puis des cartes d'étiquette. Les étiquettes sont utilisées pour ajouter un nouveau contexte à la carte, comme le type d'activité, le client pour lequel un certain travail est effectué, le service responsable, l'État, etc.

Archive

Une fois la tâche terminée, vous pouvez la déplacer vers la liste Done ou non surpeuplée, la stocker. Dans ce cas, la carte disparaîtra mais il sera encore possible de la restaurer.

Recherche

Pour naviguer plus facilement entre les cartes, il y a une option de recherche. Il peut filtrer les cartes selon différents critères ou vous pouvez simplement commencer à taper le nom de la carte pour voir seulement ce que vous voulez.

Gestion de projet

Une fois que vous êtes au courant des caractéristiques de base, il est temps de vous concentrer sur l'utilisation de Trello pour la gestion de projet. Que vous ayez besoin de lancer un nouveau produit, de concevoir un site Web ou d'organiser une conférence, le projet traverse toujours le même bricolage : planification, mise en œuvre et clôture. Voici un exemple pratique:

1. Planification

L'étape de planification sert de piste de décollage pour le projet. C'est le temps que vous devez faire beaucoup d'attention puisque le processus de planification est au centre de toutes les activités du projet et guide tout le monde sur la façon de l'entreprendre.

Quand vous commencez à planifier, vous n'avez rien d'autre qu'une planche vide devant vous. Mais avant de remplir le conseil d'administration des activités à réaliser, assurez-vous que vous avez recueilli toutes les exigences des parties intéressées. Ce n'est qu'alors que vous pouvez en venir à définir la portée qui est une étape cruciale, car la portée servira de base au plan.

Maintenant que vous avez à l'esprit le but du travail, vous pouvez commencer à construire l'ébauche du plan. Divisez le tableau en listes. Lorsque vous créez les listes, vous devez demander quelles sont les différentes étapes du processus, puis créer des listes basées sur les réponses. Les listes suivantes constituent l'épine dorsale du flux de travail le plus courant : en cours, en pause, prêt au lancement, etc., vous pouvez les adapter à votre flux de travail.

Avant de transformer le travail en cartes Trello, il est recommandé de créer une liste avec des informations générales pour donner un contexte aux nouveaux membres qui ne connaissent pas les détails du projet. Dans le cas où les cartes ont une recherche de structure répétitive, il est également logique de créer des modèles d'activité et de les conserver dans cette liste, de sorte qu'elles seront toujours à portée de main.

Donc, c'est le bon moment pour placer les activités sur les cartes et attribuer la priorité. Vous ne devriez pas oublier que Trello vous permet de travailler sur différents niveaux en utilisant des listes de contrôle dans les cartes.

La gestion des priorités disponibles à Trello par défaut est la commande de cartes, ce qui signifie que vous devez déplacer les cartes l'une sur l'autre.

Une autre chose fondamentale à faire est d'infuser les cartes avec le contexte. Il faut se rappeler que vous exécutez ce plan non seulement pour connaître l'ordre du travail et comprendre qui est responsable de quoi, mais pour vous assurer que les tâches sont claires pour toutes les couleurs qui y travailleront. Ajoutez plus de détails, fournissez de bonnes descriptions, joignez les fichiers requis et les liens pour vous assurer que l'équipe a absolument tout ce dont vous avez besoin pour bien faire.

Vous pouvez utiliser certains utilitaires comme Google Drive, Dropbox, etc. Pour parcourir les fichiers directement depuis Trello.

Une fois que vous avez défini le plan, vous êtes prêt à passer à la partie mise en œuvre. Organisez une première réunion, afin que vous ayez l'occasion de discuter du plan, d'expliquer les objectifs, d'examiner les estimations ensemble et de répondre à toutes les questions que l'équipe pourrait avoir.

2. Exécution

C'est la scène où commence la magie et où tous les plans prennent vie. Au cours de cette phase, les efforts doivent être axés sur le suivi du processus de travail et de l'état des activités, des budgets et, bien sûr, sur le maintien de la communication avec l'équipe et les clients.

Pour suivre les changements d'état, il y a des étiquettes. Vous pouvez appliquer certaines étiquettes relatives à différents états aux cartes, donc même les cartes de filtre pour les étiquettes pour voir uniquement les activités avec certains états.

La budgétisation est un autre aspect important, peu importe si vous travaillez sur des projets internes ou externes. Pour vous assurer de ne pas dépasser l'estimation, utilisez simplement la surveillance du temps. La bonne nouvelle est que vous n'avez pas à passer à une autre application, vous pouvez tout laisser à Trello. En fait, il existe des applications de surveillance du temps plus autonomes qui prennent en charge l'intégration avec Trello.

La communication est une autre grande chose. Vous devez toujours tenir votre poignet et être en mesure de lancer une ancre de sauvetage sur le thème. Vous pouvez maintenir la communication avec l'équipe par des commentaires de cartes, ce qui est fantastique parce que toutes les discussions se déroulent en rapport avec les activités. En plus de laisser des notes, de poser des questions, de partager des commentaires, etc., vous pouvez mentionner les membres de l'équipe, afin qu'ils reçoivent une notification et puissent répondre sans délai.

Vous pouvez intégrer presque tous les programmes de messagerie populaires comme Slack, Microsoft Teams, etc.

L'organisation de réunions avec mon équipe ou avec les clients est également une partie inévitable de la vie professionnelle. Des outils comme Zoom, etc. pourraient être intégrés avec Trello pour passer à un graphique vidéo en un seul clic.

3. Clôture

Après avoir terminé le travail, il est temps d'évaluer le comportement de votre équipe et d'indiquer les actions qui ont été faites d'une grande manière et ce qui mérite d'être amélioré.

La meilleure façon d'analyser le travail est les rapports, en regardant les tableaux de bord.

La vue Dashboard offrira une nouvelle perspective sur votre projet, simplifiant l'affichage des paramètres clés et évaluant les résultats et les performances. Au lieu de consacrer du temps à creuser des données et à les transformer en informations complètes, vous pouvez immédiatement commencer à digérer des informations significatives.

Modèles disponibles

Aperçu de l'entreprise

Le but est d'aider les gestionnaires et les membres de l'équipe à avoir un excellent aperçu des choses qui se passent dans toute l'entreprise, y compris les projets terminés et en cours

Service à la clientèle

Les entreprises peuvent avoir un tableau de bord de l'assistance à la clientèle pour leur équipe. Ce comité doit suivre tous les nouveaux cas en cours et les résoudre. Les cartes ont des détails tels que le plan, le type, l'appareil, la priorité et l'application utilisateur

Nouvelle location en ligne

L'embarquement des nouveaux employés exige que les gestionnaires d'embauche aient un processus d'embarquement simple mais complet. Vous devez couvrir chaque base avant qu'ils puissent commencer à travailler sur leur premier projet. Le modèle d'embarquement aidera à éliminer l'erreur humaine en gardant une trace de tout ce que les gestionnaires d'embauche doivent faire pour chaque nouvelle location dans l'entreprise.

Les deux premières listes contiennent des activités que les ressources humaines et les nouveaux employés doivent accomplir avant et du premier jour à la première semaine. Vous pouvez créer des listes de contrôle pour chaque activité, comme 401k, paperasse, logistique et bien plus encore. Vous pouvez également y ajouter une liste de la culture d'entreprise. Il contient également une liste de ressources et de personnes, afin que les employés sachent qui traiter en cas de problèmes.

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Suivre chaque employé et ses ressources sur les feuilles de calcul peut être un peu décourageant. Ce modèle manuel adaptable et évolutif permet de suivre tous les avantages, les vacances et les informations de voyage. Vous pouvez enrichir les cartes avec plus de détails en ajoutant des documents de services comme DropBox et Google Drive

Feuille de route des produits

Depuis une startup centrée sur un seul produit ou une grande organisation avec plusieurs produits, le produit Carnet de route est un modèle inestimable. Aide à créer une feuille de route cohérente pour tous les produits et aide l'équipe à collaborer à partir d'un point de contact central.

Youtube Editorial

Le modèle de calendrier de l'éditeur de Youtube est utilisé pour suivre le contenu vidéo. Il y a une liste des idées de la communauté pour suivre les conseils des fans et des adeptes. Vous pouvez alors avoir une liste de vidéos hebdomadaires ou quotidiennes. Il y a aussi une option pour enregistrer toutes les vidéos prêtes qui peuvent être affichées à l'avenir. Le modèle de calendrier d'édition Youtube aidera à maintenir un flux constant d'idées et de vidéos pour la chaîne YouTube. Vous pouvez également créer u workflow pour vos vidéos en les gardant, dans les listes prêtes à être publiées ou à éditer

Conclusions

Avantages

1. Trello utilise le temps réel. Les membres peuvent travailler sur des projets sans interrompre les mises à jour. Une fois le système mis à jour, il s'affiche automatiquement sans délai.
2. Ajouter des membres est facile. Un utilisateur peut ajouter un nouveau membre simplement en entrant l'adresse email du nouvel utilisateur et le jeu est fait.
3. Conception réactive. Que vous accédiez à Trello depuis votre ordinateur portable, votre smartphone ou votre tablette, le logiciel sera affiché de manière transparente. Cela signifie que si un utilisateur vous enregistre d'un autre appareil que celui qu'il utilise, comme un ordinateur portable, il pourra toujours utiliser Trello.
4. Le système de notification est exceptionnel. C'est l'une des caractéristiques les plus fortes de Trello parce que vous pouvez voir chaque mouvement fait sur le logiciel. Une notification par courriel est envoyée pour chaque mise à jour, commentaire fait et activité supprimée, tandis qu'une notification par push est envoyée aux utilisateurs du téléphone.
5. Il n'y a pas besoin de notes. Non seulement Trello est utile, mais il est également respectueux de l'environnement car il aide les utilisateurs à se libérer de l'écriture de notes. Ils peuvent prendre ces notes sur le logiciel et ils n'auront jamais à s'inquiéter d'oublier leurs tâches.
6. Facile à utiliser. N'importe qui peut utiliser Trello parce qu'il est conçu pour être simple et facile à utiliser. En un coup d'oeil, il est très facile de voir comment le logiciel peut être géré que même un débutant peut comprendre.

Désavantage

1. Trello s'appuie sur des données. En tant que logiciel en ligne, Trello compte sur la disponibilité des données pour son fonctionnement, qui est également le même problème qu'un logiciel similaire. L'accès à Internet est ce qui le nourrit et permet aux utilisateurs de faire leur propre entreprise. Donc quand il n'y a pas de données, il n'y a pas de Trello.
2. La fonction de commentaires de Trello doit être améliorée. D'autres utilisateurs de logiciels peuvent écrire des commentaires et les modifier. Trello, en revanche, ne permet que de commenter mais il n'est pas possible de les changer. Si un commentaire a déjà été publié et enregistré, la seule chose que vous pouvez faire pour le corriger est de créer un commentaire complètement nouveau.
3. Trello a un espace de stockage limité. Trello permet des pièces jointes mais les utilisateurs de la version gratuite n'ont qu'un bonus de 10 Mo pour le chargement, ce qui est assez petit. Cependant, cela peut être mis à jour à 250 Mo pour téléchargement si vous mettez également à jour votre abonnement à Gold.
4. Il convient aux petits projets. Les personnes ayant de petits projets et des équipes peuvent certainement bénéficier de Trello. Cependant, il pourrait s'agir d'un problème si l'équipe se développe et que le projet devient plus complexe.

Solutions de remplacement

Asana

Asana est un outil de gestion de projet de premier plan et ces dernières années a passé à une vision principalement basée sur Kanban.

Asana a des caractéristiques comparables à Trello en ce qui concerne l'approche Kanban-board pour la gestion des activités. Il comprend également des fonctionnalités d'automatisation du flux de travail plus avancées et trois vues différentes.

Le forfait gratuit comprend jusqu'à 15 utilisateurs, tandis que leur forfait premium commence à partir de 10,99 $ par utilisateur par mois.

L'expérience utilisateur

La vue ou l'onglet «Board» offre exactement la même expérience utilisateur que Trello. Vous pouvez glisser et déplacer des activités d'une étape à une autre ou cliquer dessus pour voir et modifier les détails.

Dans l'ensemble, il est très facile de commencer avec Asana et de commencer à créer et à assigner des tâches.

Intégrations

Aansa possède 158 intégrations natives, y compris des applications majeures telles que Slack, Office 365 et Salesforce.

Cas d'utilisation pour Ansana

• Petites équipes avec des projets complexes et plus de propriétaires d'entreprises
• Grandes équipes avec des flux de travail complexes

Asana est-elle meilleure que Trello ?

En raison des différences dans le concept et dans les cas d'utilisation, il est difficile de définir l'un ou l'autre le meilleur choix objectivement.

Mais une fois que vous comprenez les différences entre eux, vous pouvez comprendre quelle option est la meilleure pour l'entreprise.

Airtalbe

Airtable est une solution intelligente que les entreprises peuvent utiliser pour gérer des équipes et des projets. Il est utilisé pour gérer les relations avec les clients.

Airtable a non seulement une vue chiffrée, mais aussi une vue Kanban et une vue Calendrier pour la gestion des activités.

Le plan gratuit comprend 1200 lignes et 5 Go d'espace de stockage. Plus commence à partir de $10 par utilisateur par mois.

L'expérience utilisateur

L'expérience utilisateur par défaut semble plus puissante que la feuille Excel ou Google

Mais la vue Kanban est intuitive et facile à utiliser pour les utilisateurs précédents de Trello.

Ajoutez facilement de nouveaux projets en cliquant sur le signe plus chaque colonne et vous pouvez déplacer les onglets en fonction de vos besoins.

Intégrations

Airtable dispose de 32 intégrations natives via son API, mais elle supporte plus de 1000 autres via Zapier et d'autres solutions d'intégration SaaS.

Cas d'utilisation pour Airtable

• Entreprises qui ont besoin de fonctionnalités d'organisation de données ainsi que de gestion de projet
• Utilisateurs qui préfèrent travailler avec un tableur