Les 5 étapes
La planification et la charge de travail nécessaires à la gestion et à l'achèvement d'un projet peuvent sembler insurmontables au début. Au lieu de paniquer, il suffit d'aborder le projet en le subdivisant en un processus facile à gérer et à organiser en étapes claires.
La plupart des projets se développent en 5 étapes : démarrage, définition et planification, exécution, mise en œuvre, contrôle et conclusion. Chacune de ces étapes comprend des activités précises qui permettront d'atteindre l'objectif du projet.
1. Début
À ce stade, nous nous retrouverons évaluer l'idée du projet avec l'équipe: est-il lié à l'activité principale de notre entreprise? On peut y arriver ? Notre entreprise en profitera-t-elle? Voici les questions à poser, si le résultat des questions est un oui, vous pouvez continuer en définissant le Domaine d'action le projet ou les résultats que vous souhaitez obtenir, et identifier les partenaires potentiels. C'est le moment de créer un étude de faisabilité.
Le résultat final de cette phase est un plan de projet, qui doit être approuvé par toutes les parties concernées. L'approbation évitera les malentendus et les fausses attentes dans les prochaines étapes.
2. Planification
À ce stade crucial, les orientations du projet sont établies. Il s'agit, entre autres, de :
- établir des objectifs concrets
- Prévisions de dépenses
- définir l'éventail des actions et des résultats à atteindre
Ce plan de projet contiendra des informations surobtenir des ressources ainsi que sur la façon dont les producteurs produisent une documentation de qualité, gèrent les risques et les circonstances inattendus, communiquent au sein de l'équipe de travail et avec des intervenants externes, et bien plus encore. Idéalement, il apportera également un calendrier clair avec des informations détaillées sur ce qui va se passer et quand. La meilleure façon de le faire est de définir des objectifs intermédiaires : objectifs de haut niveau assortis de délais clairs.
En ce qui concerne cette étape, il n'est pas nécessaire de se rapprocher de la planification estimée. Parfois, les choses ne fonctionnent pas exactement comme vous l'imaginiez : un membre de l'équipe pourrait tomber malade ou certaines activités pourraient être plus difficiles que prévu. Le gestionnaire de projet devra surveiller la portée, le calendrier et le budget du projet et, au besoin, adapter ces aspects afin de ne pas s'assurer que les objectifs sont atteints.
3. Exécution
Dans la plupart des cas, l'exécution est le moment où le projet acquiert une visibilité extérieure. Cette phase commence généralement par commencer la réunion où chaque membre de l'équipe est informé des activités qu'il doit faire et des détails importants du projet. Dans cette phase, nous nous concentrons sur créer une documentation complète et précise. Le gestionnaire de projet doit répartir uniformément les ressources et aider l'équipe à se concentrer sur ses tâches. Cela signifie également que le succès de la phase d'exécution d'un projet dépend étroitement de la précision avec laquelle la phase de planification a été réalisée.
4. Surveillance et contrôle
Cette phase se chevauche souvent avec la phase d'exécution. Dans le cadre d'un projet, l'état des livraisons doit être maintenu sous observation et planification réunions d'équipe dans des délais réguliers de s'assurer que vous restez en ligne avec les attentes. À ce stade, vous devrez faire attention aux éventuelles déviations par rapport aux objectifs par défaut.
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5. Conclusion
Un projet est défini lorsque le produit complet est officiellement livré à tous les intervenants. Mais avant cela, il est conseillé de réunir l'équipe et d'évaluer le projet ensemble: ce qui a fonctionné et ce qui pourrait être mieux? Cela évitera des erreurs similaires à l'avenir et permettra établir des processus plus stables et créer des équipes plus efficaces.
