Trello es un innovador software de gestión basado en la web, diseñado en estilo Kanban, que ha revolucionado la gestión de proyectos y actividades. Con su interfaz intuitiva y visual, Trello ofrece a los usuarios un entorno dinámico para organizar y supervisar sus actividades de manera eficiente. Gracias a la simple disposición de las tablas, listas y tablas, puede realizar un seguimiento de tareas, asignar responsabilidad y mantener el control en cada etapa del proceso de trabajo. Con Trello, la colaboración se vuelve fluida y se fortalece la comunicación entre los miembros del equipo, permitiéndoles alcanzar metas con mayor agilidad y precisión.
¿Qué es Trello?
Trello es una especie de tablero online que consta de listas y fichas. En resumen, lo es. Aunque parece simple, Trello se basa en la idea de la plena visibilidad entre las actividades y los proyectos y la capacidad de reorganizarlos bien según sus prioridades. Por lo tanto, cada tarjeta Trello representa actividades, notas, proyectos, clientes, etc. que se puede ver en el tablero donde se pueden gestionar más.
Las tarjetas deben organizarse en listas que también pueden utilizarse para diversos fines: reflejan estados, proyectos a los que se refieren, personas responsables, clientes y lo que hay. La estructura de la lista es fácilmente adaptable a cualquier circunstancia y puede ser reorganizada en cualquier momento dependiendo de las necesidades.
Excepto por el nombre de una actividad, hay mucho más escondido dentro de cada tablero que hace de esta junta una plataforma de gestión de activos real.
¿Para qué es Trello?
Trello no está vinculado a ningún sector específico y puede adaptarse fácilmente a cualquier campo en el que trabaja, desde el desarrollo de software y servicios profesionales hasta el marketing y diseñador. Otra ventaja es que no importa si sus compañeros de equipo están sentados en los escritorios cercanos o trabajando remotamente alrededor del mundo. Trello jugará el papel del espacio colaborativo y todos se unirán bajo el mismo techo donde esté el equipo
Nociones básicas
Cuando estás en las primeras armas, es útil saber qué características están disponibles para que puedas confiar en ser mientras creas tu flujo de trabajo. Como se mencionó anteriormente, la mayoría de las características de Trello están dentro de la pestaña:
Miembros
Trello no sólo se trata de planificación, sino también de una herramienta colaborativa. Puedes invitar a compañeros de equipo compartiendo el tablero, para que todo el mundo tenga acceso a verlo, y si lo permites, incluso modificarlo. Así que puedes delegar tareas a los miembros responsables, así que sabes lo que hacen.
Comentarios
Los comentarios ayudarán a mejorar la comunicación en el equipo. Deje comentarios, haga preguntas, discusiones directamente en las pestañas de tareas, así que todo el mundo se queda en contexto, y mientras hace un comentario y se puede ver la pestaña inerte.
Adjuntos y descripción
Para proporcionar más detalles sobre la actividad y los resultados obtenidos después de su finalización, utilice los apegos y descripciones. La explicación de la tarea, los detalles necesarios, los archivos y enlaces pertinentes serán almacenados en la tarjeta, para que pueda acceder a ella cuando lo necesite, sin perder tiempo en la búsqueda.
Lista de verificación
Las listas de control proporcionan más detalles. Es una situación muy común cuando hay algunos pasos que tomar para completar la tarea. Al enumerarlos, usted puede hacer que la gente sepa qué pasos es su trabajo.
Fechas
Al ejecutar un proyecto, los plazos son importantes. Entonces Trello le permite agregar fecha de inicio y final a las tarjetas, lo que puede ver el plazo.
Etiquetas
Las etiquetas proporcionan una pantalla adicional. Representado por diferentes colores, es posible darles un nombre y luego etiquetar tarjetas. Las etiquetas se utilizan para agregar un contexto adicional a la tarjeta, como el tipo de actividad, el cliente para el cual se realiza un determinado trabajo, el departamento responsable, el estado, etc.
Archivo
Una vez terminada la tarea, puede moverla a la lista Done o no hacinada, almacenarla. En este caso la tarjeta desaparecerá pero todavía será posible restaurarla.
Research
Para navegar más fácilmente entre las tarjetas, hay una opción de búsqueda. Puede filtrar tarjetas de acuerdo a diferentes criterios o simplemente puede comenzar a escribir el nombre de la tarjeta para ver sólo las cosas que desea.
Gestión de proyectos
Una vez que usted es consciente de las características básicas, es hora de centrarse en el uso de Trello para la gestión de proyectos. Ya sea que necesite lanzar un nuevo producto, diseñar un sitio web o organizar una conferencia, el proyecto siempre cruza el mismo DIY: planificación, implementación y cierre. Aquí hay un ejemplo práctico:
1. Planificación
La etapa de planificación sirve de pista de despegue para el proyecto. Este es el momento en que usted tiene que prestar mucha atención ya que el proceso de planificación está en el centro de todas las actividades del proyecto y guía a todos sobre cómo llevarlo a cabo.
Cuando empiezas a planear no tienes más que tabla vacía delante de ti. Pero antes de llenar la junta de actividades para llevar a cabo, asegúrese de que ha recogido todos los requisitos de las partes interesadas. Sólo entonces, usted puede venir a definir el alcance que es un paso crucial porque el alcance servirá como la base del plan.
Ahora que tienes en mente el propósito del trabajo, puedes empezar a construir el borrador del plan. Divide la tabla en listas. Cuando creas las listas tienes que preguntar cuáles son las diferentes etapas del proceso y luego crear listas basadas en las respuestas. Las siguientes listas son la columna vertebral de flujo de trabajo más común: en progreso, en pausa, listo para el lanzamiento, etc. se pueden adaptar a su flujo de trabajo.
Antes de que el trabajo se convierta en tarjetas Trello, se recomienda crear una lista con información general para dar contexto a nuevos miembros que no conocen los detalles del proyecto. En caso de que las tarjetas tengan una búsqueda de estructura repetitiva, también tiene sentido crear patrones de actividad y mantenerlos en esta lista, por lo que siempre estarán a la mano.
Así que es el momento adecuado para colocar las actividades en las tarjetas y asignar prioridad. Usted no debe olvidar que Trello le permite trabajar en diferentes niveles utilizando listas de verificación dentro de las tarjetas.
La gestión de las prioridades disponibles en Trello por defecto es el pedido de tarjetas, lo que significa que usted necesita mover tarjetas una sobre la otra.
Otra cosa fundamental es infundir cartas con contexto. Debe recordarse que usted está llevando a cabo este plan no sólo para conocer el orden del trabajo y entender quién es responsable de qué, sino para asegurarse de que las tareas son claras para todo el color que funcionará allí. Añadir más detalles, proporcionar buenas descripciones, adjuntar archivos y enlaces necesarios para asegurarse de que el equipo tiene absolutamente todo lo que necesita para hacer bien.
Usted puede utilizar algunas utilidades de potencia como Google Drive, Dropbox, etc. Para ver los archivos directamente desde Trello.
Una vez que establezcas el plan estás listo para pasar a la parte de implementación. Organizar una reunión inicial, así que tienes la oportunidad de discutir el plan, explicar los objetivos, revisar las estimaciones juntas y responder a todas las preguntas que el equipo podría tener.
2. Aplicación
Este es el escenario donde comienza la magia y todos los planes cobran vida. Durante esta fase, los esfuerzos deben centrarse en la vigilancia del proceso de trabajo y el estado de las actividades, los presupuestos y, por supuesto, en mantener la comunicación con el equipo y los clientes.
Para hacer un seguimiento del cambio de estado hay etiquetas. Usted puede aplicar ciertas etiquetas relacionadas con diferentes estados a tarjetas, por lo que incluso filtrar tarjetas para etiquetas sólo para ver actividades con ciertos estados.
La presupuestación es otro aspecto importante, no importa si trabajas en proyectos internos o externos. Para asegurarse de que no exceda la estimación, sólo use el monitoreo del tiempo. La buena noticia es que no tienes que cambiar a otra aplicación que puedes dejar todo a Trello. De hecho, hay aplicaciones de monitoreo de tiempo más autónomas que apoyan la integración con Trello.
La comunicación es otra cosa genial. Siempre tienes que sujetar la muñeca y ser capaz de lanzar un ancla de ahorro en el tema. Puede mantener la comunicación con el equipo a través de comentarios de tarjetas, lo que es fantástico porque todas las discusiones suceden en relación con las actividades. Además de dejar notas, hacer preguntas, compartir comentarios, etc., puede mencionar a los miembros del equipo, para que reciban una notificación y puedan responder sin demora.
Puede integrar casi todos los programas de mensajería populares como Slack, Microsoft Teams, etc.
Organizar reuniones con mi equipo o con clientes es también una parte inevitable de la vida laboral. Herramientas como Zoom, etc. podrían integrarse con Trello para cambiar a un gráfico de vídeo con un clic.
3. Clausura
Después de terminar el trabajo, es hora de evaluar el comportamiento de su equipo e indicar qué acciones se han hecho de una gran manera y qué vale la pena mejorar.
La mejor manera de analizar el trabajo son los informes, viendo los paneles.
La vista Dashboard ofrecerá una nueva perspectiva en su proyecto, simplificando la visualización de métricas clave y evaluando resultados y rendimiento. En lugar de dedicar tiempo a buscar datos y convertirlo en información completa, puede comenzar inmediatamente a digerir información significativa.
Plantillas disponibles
Información general de la empresa
El objetivo es ayudar a los directivos y miembros del equipo a obtener una excelente visión general de las cosas que suceden en toda la empresa, incluyendo proyectos completados y en curso
Atención al cliente
Las empresas pueden tener un panel de atención al cliente para su soporte de equipo. Este comité mantendrá un seguimiento de todos los nuevos casos en curso y resueltos. Las tarjetas tienen detalles como plan, tipo, dispositivo, prioridad y aplicación del usuario
New Hire Online
El a bordo de nuevos empleados requiere que los gerentes de contratación tengan un proceso simple pero completo de a bordo. Tienes que cubrir cada base antes de que puedan empezar a trabajar en su primer proyecto. El modelo de a bordo ayudará a eliminar el error humano haciendo un seguimiento de todo lo que los gerentes de contratación necesitan para cada nuevo contrato en la empresa.
Las dos primeras listas contienen actividades que los recursos humanos y los nuevos empleados deben completar antes y desde el primer día hasta la primera semana. Puede crear listas de control para cada actividad, como 401k, papeleo, logística y mucho más. También puede agregar una lista allí cultura corporativa. También contiene una lista de recursos y personas, para que los empleados conozcan a quién abordar en caso de problemas.
♪
Mantener un seguimiento de cada empleado y sus recursos en las hojas de cálculo puede ser un poco desalentador. Este modelo manual de empleados adaptable y escalable ayuda a hacer un seguimiento de todas las ventajas, vacaciones e información de viaje. Puede enriquecer las tarjetas con más detalles añadiendo documentos de servicios como DropBox y Google Drive
Producto Roadmap
Desde una puesta en marcha centrada en un solo producto o una gran organización con múltiples productos, el producto Roadmap es un modelo invaluable. Ayuda a crear una hoja de ruta consistente para todos los productos y ayuda al equipo a colaborar desde un punto de contacto central.
Editorial Youtube
El modelo de calendario de editores de Youtube se utiliza para rastrear el contenido de vídeo. Hay una lista de “Ideas de la comunidad” para rastrear consejos de fans y seguidores. Entonces puede tener una lista de vídeos semanales o diarios. También hay una opción para guardar todos los videos listos que se pueden publicar en el futuro. El modelo de calendario de publicación de Youtube ayudará a mantener un flujo constante de ideas y videos para el canal de YouTube. También puede crear flujo de trabajo u para sus vídeos manteniéndolos, en las listas “listos para publicación” o “para editar”
Conclusiones
Beneficios
- Trello usa tiempo real. Los miembros pueden trabajar en proyectos sin causar ninguna interrupción de las actualizaciones. Una vez que se hace una actualización al sistema, se muestra automáticamente sin demora.
- Añadir miembros es fácil. Un usuario puede agregar un nuevo miembro simplemente introduciendo la dirección de correo electrónico del nuevo usuario y el juego se hace.
- Diseño reactiva. Ya sea que acceda a Trello desde su computadora portátil, teléfono inteligente o tableta, el software se mostrará sin problemas. Esto significa que si un usuario te registra desde un dispositivo que no sea el que usa, como un portátil, seguirá siendo capaz de utilizar Trello.
- El sistema de notificación es excepcional. Esta es una de las características más fuertes de Trello porque se puede ver cada movimiento hecho en el software. Se envía una notificación de correo electrónico para cada actualización, comentario hecho y actividad eliminada, mientras que se envía una notificación de empuje a los usuarios telefónicos.
- No hay necesidad de notas. No sólo Trello es útil, pero también es ambientalmente amigable porque ayuda a los usuarios a liberarse de las notas de escritura. Pueden tomar estas notas en el software y nunca tendrán que preocuparse por olvidar sus tareas.
- Fácil de usar. Cualquiera puede usar Trello porque está diseñado para ser simple y fácil de usar. De un vistazo, es muy fácil ver cómo se puede manejar el software que incluso un principiante puede entender.
Desventajas
- Trello se basa en datos. Como software en línea, Trello se basa en la disponibilidad de datos para su funcionamiento, que también es el mismo problema que un software similar. El acceso a Internet es lo que lo alimenta y permite a los usuarios hacer su propio negocio. Cuando no hay datos, no hay Trello.
- La función de comentarios de Trello debe mejorarse. Otros usuarios de software pueden escribir comentarios y editarlos. Trello, por otro lado, sólo permite comentar pero no es posible cambiarlos. Si un comentario ya ha sido publicado y guardado, lo único que puedes hacer para corregirlo es crear un comentario completamente nuevo.
- Trello tiene un espacio de almacenamiento limitado. Trello permite apegos, pero los usuarios de la versión gratuita sólo tienen un bono de hasta 10 MB para cargar, que es bastante pequeño. Sin embargo, esto se puede actualizar a 250 MB para subir si también actualiza su suscripción a Gold.
- Es adecuado para proyectos más pequeños. Las personas con proyectos y equipos más pequeños definitivamente pueden beneficiarse de Trello. Sin embargo, podría ser un problema si el equipo crece y el proyecto se vuelve más complejo.
Alternativas
Asana
Asana es una herramienta líder en gestión de proyectos y en los últimos años ha pasado a una visión predominantemente basada en Kanban.
Asana tiene características comparables a Trello cuando se trata del enfoque Kanban-board para gestionar actividades. También incluye funciones de automatización de flujo de trabajo más avanzadas y tres vistas diferentes.
El plan gratuito incluye hasta 15 usuarios, mientras que su plan premium comienza de $10.99 por usuario por mes.
La experiencia del usuario
La vista o pestaña “Board” ofrece exactamente la misma experiencia de usuario que Trello. Puede arrastrar y mover las actividades de una etapa a otra o hacer clic en ellas para ver y editar detalles.
En general, es muy fácil comenzar con Asana y empezar a crear y asignar tareas.
Integración
Aansa cuenta con 158 integraciones nativas, incluyendo aplicaciones importantes como Slack, Office 365 y Salesforce.
Casos de uso para Ansana
- Pequeños equipos con proyectos complejos y más propietarios de negocios
- Grandes equipos con flujos de trabajo complejos
¿Es Asana mejor que Trello?
Debido a las diferencias en el concepto y en los casos de uso, es difícil definir una u otra la elección objetivamente mejor.
Pero una vez que entiendas las diferencias entre ellos, puedes entender qué opción es mejor para la empresa.
Airtalbe
Airtable es una solución inteligente que las empresas pueden utilizar para gestionar equipos y proyectos. Se utiliza para gestionar las relaciones con los clientes.
Airtable no sólo tiene una vista de hoja de cálculo, también tiene una vista Kanban y una vista Calendario para la gestión de actividades.
El plan gratuito incluye 1200 filas y 5 GB de espacio de almacenamiento. Plus comienza desde $10 por usuario por mes.
La experiencia del usuario
La experiencia de usuario predeterminada se ve más poderosa que la hoja Excel o Google
Pero la vista Kanban es intuitiva y fácil de usar para usuarios anteriores de Trello.
Agregue fácilmente nuevos proyectos haciendo clic en el signo más cada columna y puede mover las pestañas según sus necesidades.
Integración
Airtable tiene 32 integraciones nativas a través de su API, pero soporta más de 1000 más a través de Zapier y otras soluciones de integración de SaaS.
Casos de uso para Airtable
- Empresas que necesitan características de organización de datos, así como gestión de proyectos
- Usuarios que prefieren trabajar con hoja de cálculo
