Las 5 etapas
La planificación y el volumen de trabajo necesarios para gestionar y completar un proyecto pueden parecer insuperables al principio. En lugar de asustarse, simplemente acérquese al proyecto subdividiéndolo en fácil manejo y organización de esfuerzos en pasos claros.
La mayoría de los proyectos se desarrollan en 5 etapas: inicio, definición y planificación, ejecución, ejecución, control y conclusión. Cada una de estas etapas contiene actividades específicas que llevarán al logro del objetivo del proyecto.
1. Inicio
En esta etapa nos encontraremos evaluar la idea del proyecto junto con el equipo: ¿está vinculado al negocio central de nuestra empresa? ¿Podemos hacerlo? ¿Se beneficiará nuestro negocio? Aquí están las preguntas a hacer, si el resultado de las preguntas es un sí, puede continuar definiendo el gama de medidas el proyecto o los resultados que desea alcanzar e identificar posibles socios. Este es el momento de crear un estudio de viabilidad.
El resultado final de esta fase es un plan de proyecto, que debe ser aprobado por todas las partes involucradas. La aprobación evitará malentendidos y falsas expectativas en los próximos pasos.
2. Planificación
En esta etapa crucial, se dibujan las directrices del proyecto. Estos incluyen (pero no se limitan a):
- establecer objetivos y objetivos concretos
- Gastos estimados
- definir la gama de medidas y resultados para lograr
Este plan de proyecto incluirá información sobreobtención de recursos así como sobre cómo producir una documentación de calidad, gestionar los riesgos y circunstancias inesperados, comunicarse dentro del equipo de trabajo y con los interesados externos, y mucho más. Idealmente, también traerá un cronograma claro con información detallada sobre lo que sucederá y cuándo. La mejor manera de hacerlo es definir objetivos intermedios: objetivos de alto nivel con plazos claros.
En lo que respecta a esta etapa, no es necesario acercarse demasiado a la planificación estimada. A veces las cosas no funcionan exactamente como imaginaste: un miembro del equipo podría enfermarse o algunas actividades podrían ser más difíciles de lo esperado. El director del proyecto tendrá que supervisar el alcance, el calendario y el presupuesto del proyecto, y si es necesario adaptar estos aspectos a fin de no garantizar que se alcancen los objetivos.
3. Ejecución
En la mayoría de los casos, la ejecución es el momento en que el proyecto adquiere visibilidad fuera. Esta fase generalmente comienza con una inicio reunión donde cada miembro del equipo es informado sobre las actividades que tiene que hacer y los detalles importantes del proyecto. En esta fase nos centramos en crear una documentación completa y precisa. El gerente del proyecto debe distribuir uniformemente recursos y ayudar al equipo a mantenerse centrado en sus tareas. Esto también significa que el éxito de la fase de ejecución de un proyecto depende estrechamente de la exactitud con que se llevó a cabo la fase de planificación.
4. Vigilancia y control
Esta fase a menudo superpone la fase de ejecución. En el curso de un proyecto, el estado de las entregas debe mantenerse bajo observación y planificación reuniones de equipo con plazos regulares para asegurarte de mantenerte en línea con lo esperado. En esta etapa tendrá que ser cuidadoso para posibles desviaciones de los objetivos predeterminados.
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5. Conclusión
Se define un proyecto cuando el producto completo se entrega formalmente a todos los interesados. Pero antes de que esto suceda, es recomendable reunir al equipo y evaluar el proyecto juntos: ¿qué funcionó y qué podría ser mejor? Esto evitará errores similares en el futuro y permitirá establecer procesos más estables y crear equipos más eficientes.
