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Trello ist eine innovative webbasierte Management-Software, die im Kanban-Stil entwickelt wurde, die das Management von Projekten und Aktivitäten revolutionierte. Mit seiner intuitiven und visuellen Schnittstelle bietet Trello Nutzern eine dynamische Umgebung, um ihre Aktivitäten effizient zu organisieren und zu überwachen. Dank der einfachen Anordnung der Boards, Listen und Boards können Sie Aufgaben verfolgen, Verantwortung zuordnen und die Kontrolle auf jeder Stufe des Arbeitsprozesses behalten. Mit Trello wird die Zusammenarbeit flüssig und die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern wird verstärkt, so dass sie Ziele mit größerer Agilität und Präzision erreichen.

Was ist Trello?

Trello ist eine Art Online-Board bestehend aus Listen und Tabs. Kurz gesagt, das ist es. Obwohl es einfach scheint, basiert Trello auf der Idee der vollen Sichtbarkeit zwischen Aktivitäten und Projekten und der Fähigkeit, sie entsprechend ihren Prioritäten gut zu organisieren. Daher stellt jede Trello-Karte Aktivitäten, Notizen, Projekte, Kunden usw. dar, die Sie auf dem Board sehen können, wo Sie sie weiter verwalten können.

Karten sollten in Listen organisiert werden, die auch für verschiedene Zwecke verwendet werden können: reflektieren Staaten, Projekte, die sie betreffen, verantwortliche Menschen, Kunden und was dort. Die Struktur der Liste ist leicht an alle Umstände anpassbar und kann je nach Bedarf jederzeit neu organisiert werden.

Außer dem Namen einer Tätigkeit, gibt es viel mehr versteckt in jedem Board, die dieses Board zu einer realen Asset-Management-Plattform macht.

Wofür ist Trello?

Trello ist nicht mit einem bestimmten Sektor verbunden und kann leicht an alle Bereiche angepasst werden, in denen Sie arbeiten, von der Entwicklung von Software und professionellen Dienstleistungen bis hin zu Marketing und Designer. Ein weiterer Vorteil ist, dass es egal ist, ob seine Teamkollegen an den nahe gelegenen Schreibtischen sitzen oder auf der ganzen Welt fern arbeiten. Trello wird die Rolle des kollaborativen Raums spielen und wird alle unter dem gleichen Dach, wo immer das Team ist

Grundbegriffe

Wenn Sie an ersten Waffen sind, ist es nützlich zu wissen, welche Funktionen zur Verfügung stehen, so können Sie sich darauf verlassen, während Sie Ihren Workflow erstellen. Wie oben erwähnt, sind die meisten Trello-Features innerhalb der Registerkarte:

Mitglieder

Trello dreht sich nicht nur um die Planung, sondern auch um ein gemeinsames Werkzeug. Sie können Teamkollegen einladen, indem Sie das Board teilen, so dass jeder Zugang hat, um es zu sehen, und wenn Sie es erlauben, sogar ändern. So können Sie Aufgaben an die verantwortlichen Mitglieder übertragen, also wissen Sie, was sie tun.

Bemerkungen

Kommentare helfen, die Kommunikation im Team zu verbessern. Lassen Sie Feedback, Fragen stellen, Diskussionen direkt in den Task-Tabs, so bleibt jeder im Kontext, und während Sie einen Kommentar machen und Sie können die inerent Tab sehen.

Anhänge und Beschreibung

Um nähere Informationen über die Aktivität und die Ergebnisse zu erhalten, nachdem es abgeschlossen wurde, verwenden Sie die Anhänge und Beschreibungen. Die Erklärung der Aufgabe, die notwendigen Details, die entsprechenden Dateien und Links werden in der Karte gespeichert, so dass Sie auf sie zugreifen können, wenn Sie sie benötigen, ohne Zeit in der Suche zu verschwenden.

Checkliste

Kontrolllisten bieten weitere Details. Es ist eine sehr häufige Situation, wenn einige Schritte unternommen werden, um die Aufgabe abzuschließen. Wenn Sie sie auflisten, können Sie den Menschen bewusst machen, welche Schritte ihre Arbeit ist.

Datum

Bei der Durchführung eines Projekts sind Fristen wichtig. Dann lässt Trello Sie Start- und Enddatum zu Karten hinzufügen, was Sie die Frist sehen können.

Etiketten

Labels bieten ein zusätzliches Display. Vertreten durch verschiedene Farben, kann man ihnen einen Namen und dann Etikettenkarten geben. Labels werden verwendet, um einen weiteren Kontext der Karte hinzuzufügen, wie z.B. die Art der Aktivität, der Kunde, für den eine bestimmte Stelle ausgeführt wird, die zuständige Abteilung, der Staat usw.

Archiv

Sobald die Aufgabe beendet ist, können Sie es in die Liste Fertig stellen oder nicht überstürzen, speichern Sie es. In diesem Fall wird die Karte verschwinden, aber es wird immer noch möglich sein, sie wiederherzustellen.

Forschung

Um leichter zwischen den Karten zu navigieren, gibt es eine Suchoption. Es kann Karten nach verschiedenen Kriterien filtern oder Sie können einfach den Kartennamen eingeben, um nur die Dinge zu sehen, die Sie wollen.

Projektleitung

Sobald Sie sich der grundlegenden Funktionen bewusst sind, ist es Zeit, sich auf die Nutzung von Trello für das Projektmanagement zu konzentrieren. Egal, ob Sie ein neues Produkt starten, eine Website entwerfen oder eine Konferenz organisieren müssen, das Projekt übertrifft immer dasselbe DIY: Planung, Implementierung und Schließung. Hier ist ein praktisches Beispiel:

1. Planung

Die Planungsphase dient als Startspur für das Projekt. Dies ist die Zeit, die Sie viel Aufmerksamkeit zu zahlen, da der Planungsprozess im Zentrum aller Projektaktivitäten ist und führt alle auf, wie es zu unternehmen.

Wenn Sie planen, haben Sie nichts anderes als leeres Brett vor Ihnen. Aber bevor Sie den Vorstand zu erfüllen, stellen Sie sicher, dass Sie alle Anforderungen der interessierten Parteien gesammelt haben. Nur dann können Sie kommen, um den Umfang zu definieren, der ein entscheidender Schritt ist, weil der Umfang als Grundlage des Plans dienen wird.

Nun, da Sie die Aufgabe haben, können Sie den Entwurf des Plans erstellen. Tauchen Sie das Brett in Listen. Wenn Sie die Listen erstellen, müssen Sie fragen, was die verschiedenen Phasen des Prozesses sind und dann Listen basierend auf den Antworten erstellen. Die nächsten Listen sind das häufigste Workflow-Backbone: im Fortschritt, in der Pause, bereit für den Start, etc. können Sie sie an Ihren Workflow anpassen.

Bevor der Job in Trello-Karten verwandelt wird, wird empfohlen, eine Liste mit allgemeinen Informationen zu erstellen, um neuen Mitgliedern Kontext zu geben, die die Details des Projekts nicht kennen. Falls Karten eine repetitive Struktursuche haben, macht es auch Sinn, Handlungsmuster zu erstellen und in dieser Liste zu halten, so werden sie immer zur Hand sein.

Es ist also der richtige Zeitpunkt, die Aktivitäten auf die Karten zu stellen und Priorität zuzuweisen. Sie sollten nicht vergessen, dass Trello Ihnen erlaubt, auf verschiedenen Ebenen mit Checklisten in Karten zu arbeiten.

Die Verwaltung der Prioritäten in Trello standardmäßig ist die Reihenfolge der Karten, was bedeutet, dass Sie Karten über die andere verschieben müssen.

Eine andere grundlegende Sache zu tun ist, Karten mit Kontext zu infuse. Es sollte daran erinnert werden, dass Sie diesen Plan nicht nur ausführen, um die Reihenfolge der Arbeit zu kennen und zu verstehen, wer für was verantwortlich ist, sondern um sicherzustellen, dass die Aufgaben klar für alle Farben sind, die dort funktionieren. Weitere Details hinzufügen, gute Beschreibungen liefern, benötigte Dateien und Links anhängen, um sicherzustellen, dass das Team absolut alles hat, was Sie tun müssen.

Sie können einige Power-up-Dienstprogramme wie Google Drive, Dropbox, etc. verwenden. Um die Dateien direkt von Trello zu durchsuchen.

Sobald Sie den Plan festlegen, sind Sie bereit, zum Umsetzungsteil zu bewegen. Organisieren Sie ein erstes Treffen, so haben Sie die Möglichkeit, den Plan zu diskutieren, die Ziele zu erklären, die Schätzungen zusammen zu überprüfen und alle Fragen zu beantworten, die das Team haben könnte.

2. Implementierung

Dies ist die Bühne, in der Magie beginnt und alle Pläne zum Leben kommen. In dieser Phase müssen Anstrengungen unternommen werden, um den Arbeitsprozess und den Zustand der Aktivitäten, Budgets und natürlich die Kommunikation mit dem Team und den Kunden zu überwachen.

Um den Zustandswechsel zu verfolgen, gibt es Etiketten. Sie können bestimmte Etiketten im Zusammenhang mit verschiedenen Zuständen auf Karten anwenden, so sogar Filterkarten für Etiketten, um nur Aktivitäten mit bestimmten Zuständen zu sehen.

Die Budgetierung ist ein weiterer wichtiger Aspekt, egal ob Sie an internen oder externen Projekten arbeiten. Um sicherzustellen, dass Sie die Schätzung nicht überschreiten, verwenden Sie einfach Zeitüberwachung. Die gute Nachricht ist, dass Sie nicht zu einer anderen App wechseln müssen, können Sie alles nach Trello lassen. Tatsächlich gibt es autonomere Zeitüberwachungs-Apps, die die Integration mit Trello unterstützen.

Kommunikation ist eine andere große Sache. Sie müssen immer Ihr Handgelenk halten und in der Lage sein, einen Sparanker auf dem Thema starten. Sie können die Kommunikation mit dem Team durch Kartenkommentare pflegen, was fantastisch ist, weil alle Diskussionen in Bezug auf Aktivitäten geschehen. Neben dem Verlassen von Notizen, Fragen stellen, Feedback teilen, etc., können Sie die Teammitglieder erwähnen, so dass sie eine Benachrichtigung erhalten und ohne Verzögerung reagieren können.

Sie können fast alle gängigen Messaging-Programme wie Slack, Microsoft Teams, etc. integrieren.

Die Organisation von Treffen mit meinem Team oder mit Kunden ist auch ein unvermeidlicher Teil des Arbeitslebens. Tools wie Zoom, etc. könnten mit Trello integriert werden, um auf ein Video-Diagramm mit einem Klick zu wechseln.

3. Schließung

Nach Abschluss der Arbeit ist es an der Zeit, das Verhalten Ihres Teams zu bewerten und zu zeigen, welche Aktionen in einer großartigen Art und Weise durchgeführt wurden und was verbessert werden muss.

Der beste Weg, um den Job zu analysieren, sind die Berichte, die dashboards ansehen.

Die Dashboard-Ansicht wird eine neue Perspektive auf Ihrem Projekt bieten, wodurch die Anzeige von Kennzahlen und die Auswertung von Ergebnissen und Leistung vereinfacht wird. Anstatt Zeit zu widmen, um in Daten zu graben und es in vollständige Informationen zu verwandeln, können Sie sofort beginnen, sinnvolle Informationen zu verdauen.

Vorlagen verfügbar

Unternehmensübersicht

Das Ziel ist es, Manager und Teammitglieder zu helfen, einen ausgezeichneten Überblick über die Dinge zu erhalten, die im gesamten Unternehmen passieren, einschließlich abgeschlossener und laufender Projekte

Kundenbetreuung

Unternehmen können ein Kunden-Support-Dashboard für ihren Team-Support haben. Dieser Ausschuss wird alle neuen Fälle im Gange halten und aufgelöst. Karten haben Details wie Plan, Typ, Gerät, Priorität und Benutzer-App

Neuer Online-Verkauf

Die Einführung neuer Mitarbeiter erfordert die Einstellung von Managern, um einen einfachen, aber vollständigen Onboarding-Prozess zu haben. Sie müssen jede Basis abdecken, bevor sie an ihrem ersten Projekt arbeiten können. Das Onboarding-Modell wird dazu beitragen, den menschlichen Fehler zu beseitigen, indem es alles, was die Einstellung Manager für jede neue Einstellung im Unternehmen tun müssen, verfolgt.

Die ersten beiden Listen enthalten Aktivitäten, die Personal und neue Mitarbeiter vor und vom ersten Tag bis zur ersten Woche abschließen müssen. Sie können Kontrolllisten für jede Aktivität erstellen, wie 401k, Papierarbeit, Logistik und vieles mehr. Sie können auch eine Liste dort Unternehmenskultur hinzufügen. Es enthält auch eine Liste von Ressourcen und Menschen, so dass die Mitarbeiter wissen, wer bei Problemen zu behandeln.

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Die Verfolgung jedes Mitarbeiters und seiner Ressourcen auf den Tabellenkalkulationen kann ein bisschen entmutigend sein. Dieses anpassbare und skalierbare Mitarbeiter-Handbuch-Modell hilft, alle Vorteile, Urlaub und Reiseinformationen zu verfolgen. Sie können Karten mit weiteren Details bereichern, indem Sie Dokumente von Dienstleistungen wie DropBox und Google Drive hinzufügen

Produkt Roadmap

Von einem Startup auf ein einzelnes Produkt oder eine große Organisation mit mehreren Produkten fokussiert, ist das Produkt Roadmap ein unschätzbares Modell. Hilft bei der Erstellung einer einheitlichen Roadmap für alle Produkte und hilft dem Team bei der Zusammenarbeit von einem zentralen Kontaktpunkt.

Youtube Editorial

Youtubes Editor-Kalender-Modell wird verwendet, um Videoinhalte zu verfolgen. Es gibt eine Liste von “Ideen der Gemeinschaft” Tipps von Fans und Anhängern zu verfolgen. Sie können dann eine Liste von wöchentlichen oder täglichen Videos haben. Es gibt auch eine Option, alle bereiten Videos zu speichern, die in der Zukunft veröffentlicht werden können. Youtube-Publishing-Kalender-Modell wird helfen, einen konstanten Fluss von Ideen und Videos für den YouTube-Kanal zu halten. Sie können auch u-Workflow für Ihre Videos erstellen, indem Sie sie in den Listen “bereits für die Veröffentlichung” oder “zu bearbeiten”

Schlussfolgerungen

Leistungen

1. Trello verwendet Echtzeit. Mitglieder können an Projekten arbeiten, ohne dass Updates unterbrochen werden. Sobald ein Update auf das System gemacht wird, wird es automatisch ohne Verzögerung angezeigt.
2. Das Hinzufügen von Mitgliedern ist einfach. Ein Benutzer kann ein neues Mitglied hinzufügen, indem Sie einfach die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers eingeben und das Spiel erledigt wird.
3. Reaktives Design. Ob Sie auf Trello von Ihrem Laptop, Smartphone oder Tablet zugreifen, die Software wird nahtlos angezeigt. Dies bedeutet, dass, wenn ein Benutzer Sie von einem anderen Gerät als dem, das er verwendet, wie ein Laptop, wird er immer noch in der Lage sein, Trello zu verwenden.
4. Das Benachrichtigungssystem ist außergewöhnlich. Dies ist eine der stärksten Eigenschaften von Trello, weil Sie jeden Schritt auf der Software gemacht sehen können. Eine E-Mail-Benachrichtigung wird für jedes Update gesendet, kommentiert und entfernt Aktivität, während eine Push-Benachrichtigung an Telefon-Benutzer gesendet wird.
5. Es gibt keine Notwendigkeit für Notizen. Nicht nur ist Trello nützlich, sondern auch umweltfreundlich, weil es den Nutzern hilft, sich von Schreibnotizen zu befreien. Sie können diese Notizen auf die Software nehmen und sie werden sich nie darum kümmern müssen, ihre Aufgaben zu vergessen.
6. Einfach zu bedienen. Jeder kann Trello benutzen, weil er einfach und einfach zu bedienen ist. Auf einen Blick ist es sehr einfach zu sehen, wie die Software verwaltet werden kann, die auch ein Anfänger verstehen kann.

Nachteile

1. Trello setzt auf Daten. Als Online-Software setzt Trello auf die Verfügbarkeit von Daten für seinen Betrieb, das ist auch das gleiche Problem wie eine ähnliche Software. Internet-Zugang ist, was es füttert und ermöglicht Benutzern, ihr eigenes Geschäft zu tun. Wenn es also keine Daten gibt, gibt es keinen Trello.
2. Trellos Kommentarfunktion muss verbessert werden. Andere Software-Benutzer können Kommentare schreiben und bearbeiten. Trello hingegen erlaubt nur einen Kommentar, aber es ist nicht möglich, sie zu ändern. Wenn ein Kommentar bereits veröffentlicht und gespeichert wurde, ist das einzige, was Sie tun können, um es zu korrigieren, ein völlig neues Kommentar zu erstellen.
3. Trello hat einen begrenzten Speicherplatz. Trello ermöglicht Anhänge, aber Benutzer der kostenlosen Version haben nur einen Bonus bis zu 10 MB zum Laden, was ziemlich klein ist. Dies kann jedoch auf 250 MB aktualisiert werden, wenn Sie auch Ihr Abonnement auf Gold aktualisieren.
4. Es ist für kleinere Projekte geeignet. Menschen mit kleineren Projekten und Teams können auf jeden Fall von Trello profitieren. Es könnte jedoch ein Problem sein, wenn das Team wächst und das Projekt komplexer wird.

Alternative

Asana

Asana ist ein führendes Projektmanagement-Tool und hat in den letzten Jahren eine überwiegend kanbanbasierte Vision bestanden.

Asana hat Eigenschaften, die mit Trello vergleichbar sind, wenn es um den Kanban-Board-Ansatz zur Verwaltung von Aktivitäten geht. Es umfasst auch fortschrittlichere Workflow Automation Funktionen und drei verschiedene Ansichten.

Der kostenlose Plan umfasst bis zu 15 Benutzer, während ihr Premium-Plan beginnt von $10,99 pro Benutzer pro Monat.

Die Benutzererfahrung

Die Ansicht oder Registerkarte “Board” bietet genau das gleiche Benutzererlebnis wie Trello. Sie können Aktivitäten von einer Etappe in eine andere verschieben oder auf diese klicken, um Details anzuzeigen und zu bearbeiten.

Insgesamt ist es sehr einfach, mit Asana zu starten und Aufgaben zu erstellen und zuzuordnen.

Integration

Aansa hat 158 native Integrationen, darunter wichtige Apps wie Slack, Office 365 und Salesforce.

Anwendungsfälle für Ansana

• Kleine Teams mit komplexen Projekten und mehr Geschäftsbesitzern
• Große Teams mit komplexen Workflows

Ist Asana besser als Trello?

Aufgrund der Unterschiede im Konzept und im Anwendungsfall ist es schwierig, eine oder andere die objektiv bessere Wahl zu definieren.

Aber sobald Sie die Unterschiede zwischen ihnen verstehen, können Sie verstehen, welche Option am besten für das Unternehmen ist.

Airtalbe

Airtable ist eine intelligente Lösung, mit der Unternehmen Teams und Projekte verwalten können. Es wird verwendet, um Beziehungen mit Kunden zu verwalten.

Airtable hat nicht nur eine Tabellenkalkulation, es hat auch eine Kanban Ansicht und eine Kalenderansicht für die Verwaltung von Aktivitäten.

Der kostenlose Plan umfasst 1200 Zeilen und 5 GB Speicherplatz. Plus beginnt von $10 pro Benutzer pro Monat.

Die Benutzererfahrung

Die standardmäßige Benutzererfahrung sieht stärker aus als Excel-Tabelle oder Google

Aber die Kanban-Ansicht ist intuitiv und einfach zu bedienen für frühere Benutzer von Trello.

Fügen Sie einfach neue Projekte hinzu, indem Sie auf das Zeichen plus jede Spalte klicken und Sie können die Registerkarten nach Ihren Bedürfnissen verschieben.

Integration

Airtable hat 32 native Integrationen durch seine API, aber es unterstützt mehr als 1000 durch Zapier und andere SaaS-Integrationslösungen.

Anwendungsfälle für Airtable

• Unternehmen, die Datenorganisationsmerkmale sowie Projektmanagement benötigen
• Benutzer, die lieber mit Tabellenkalkulation arbeiten